Very good summary, I daresay. I would like to add I was happy and a little bit positivilely surprised seeing how we all basicly agree upon a vision of the association as a helpful, light, service and open organization and the focus on delivering tangible results which will require a substantial effort from the active Council members. Many thanks for Fae and WMUK for a well-prepared meeting and for all active Council members and our Guests for their participation. Have a good week,   Michał "Aegis Maelstrom" Buczyński, WMPL Dnia 18 lutego 2013 13:46 Manuel Schneider <manuel.schneider(a)wikimedia.ch> napisał(a): -------- Deutsche Version: siehe unten - german version: see below -------- A short report from the WCA meeting last weekend. This is a personal point of view and might not cover all aspects and details and might contain subjective views. There will be an official report by the chair and you can also read the minutes on Meta. * How to proceed with WCA after the Letter from the Board? WCA has its goals and ideas and we still stand for them. We accept the criticism made and are adjusting the organisation, just as we did before in Berlin and Washington when meeting with the chapters. The WCA has a working council which provides a value in itself, a forum to reach out to chapters, discuss and get things done. There has been a dilemma of expectations about the WCA. Accountability and Governance were topics WCA picked up first and received a lot of agreement from the WMF for this. A strong and secure framework was needed to provide a governance body and as such we tried to set WCA up. Narrowing focus was another point WCA took up and in further discussions with people - especially from WMF - there was a certain pressure to get WCA in place and take over the expectations. To the chapter it was clear that in order to deliver these we need to have support from experts who are not doing WCA as a volunteer, mostly beside chapter board positions. Therefore we put a lot of hope in hiring a Secretary General who would be able to execute many of these tasks the Council would have oversighted and initiated. Now this focus of the WCA on structures and staff has been the doom of WCA. The WMF board of trustees provided us with their input right in time, shortly before our planned meeting in London so we were able to pick this feedback up and adjust expectations and plans. We feel freed from some of the burden while we feel another pressure for activities. We will use the existing structures to execute our updated plans. Therefore there are no further plans for hiring a Secretary General, so we don't need to incorporate and don't need a budget. Instead we are focusing on smaller activities which can be done by the chapters themselves while WCA is their to communicate and coordinate, bringing together the right people. The resolustions about the position of the Secretary General and the incorporation in Geneva are still valid and will be implemented once there is a need for them. Alice and Jan-Baart, trustees from the WMF, have joined our meeting on Saturday and engaged in our discussions in a very good and constructive way. We could feel that there was a mutual understanding and agreement. * Communication Wikimedia has many communication channels and for WCA there are several facilities that have been used in the past. We agreed that we don't want our own mailinglist and that we want to communicate as public as possible. Therefore we will use whenever possible wikimedia-l. A special, moderated list wca-announce will be used to announce new things, mostly links to Meta. Working space has been and will stay Meta. There seems to be a misconception about having had a lot of discussions behind closed doors. There were actually discussions on the chapters list which is not public but used by all chapters, but most likely there was less communication then oustiders expect. The work and results have all been placed on Meta and there were phone conferences which have been openly announce and were open for everyone and their minutes are on Meta as well. The meeting in London was open to virtual attendees via video conference, all discussions have been documented live on Etherpad. http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Chapters_Association/Meetings/2013… * Openess / Inclusion Open communication is inclusive by itself but we also discussed about membership in the WCA. Actually every chapter is a member who sends a council member and agrees to the basic principles of the Charta. The Charta has the same basic principles as the Wikimedia Movement as a whole, so any chapter should by definition agree to our Charta anyway. Basically a member is an organisation that actively participates in the activities of the WCA. The WCA is a body which provides a forum and services, done by its members. Any organisation - being a member or not - can make use of these services. This includes thematic organisations, user groups... whatever organisations have been accepted by the AffCom and the Board. Currently we have no experiences in working with other Wikimedia organisations than chapters and we are busy in serving these, getting our first results to become reality. Therefore we currently don't actively reach out to other entities, nevertheless they are open to participate in discussions and use our material and services. * Chair The WCA has a Chair and Vice Chair who have been elected in a democratic process during our physical meeting in Washington. While both of them a doing good work there is an issue that the Chairman is a disputed person and banned on English Wikipedia. This has reflected negatively on the WCA. It has been planned long before that we are going to have new elections of the Chair during the Wikimedia Conference in Milan, in April. There are now requests to the Chair to resign. The dilemma is here that we had a democratic process to elect the chair and that he is doing very good work. We accept the reputation issue and therefore had the plan for elections before the term officially ends. Anyway we can't accept that outside bodies try to impose their own rules on the WCA and try to overrule democratic processes by pushing for a new Chair. We are reacting on this by starting the election process this week already and publish a call for candidates while we stick to our initial plan to elect a new chair in Milano. There has been a different discussion on the same matter: Do we really want and need a Chair? Isn't it a too prolific position which makes it look like the chair is "the face" of the WCA while the chair mainly has a procedural function to make sure the Council works and achieve results? With the new layout of chapters implementing activities and different levels of participation in WCA based on the interest, needs and abilities of the chapters we thought about replacing the Chair by an Executive Committee, making it more clear that this is just a working body, nothing that deems to represent something. We are not yet clear about it as there is also the Charta we need to follow but we want to have this discussion now and maybe we can achieve a result in Milano in April. * Activities After a lot of thinking, collecting, clustering and discussing we came up with three areas for what WCA provides: Advice, Research and a Voice. Advice: Chapter helpig chapters, a FAQ, a Chapter's Exchange where chapters can post their offers and requests for help or support, best practices, peer reviews Research: listening, trying to find out what the chapters need, collecting historical information for a Wikimedia Yearbook, surveys, doing analysis Voice: offering point of contacts to chapters and Wikimedia committees, communicating results, participation in meetings and conferences, gathering the opinions of chapters for joint statements There is now a plan with concrete activities and responsibilities on Meta to start working in these areas. Expect first results in Milano and later in Hong Kong. This is just a start - more help, ideas and activities are welcome! http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Chapters_Association -> see infobox "Action Teams" * Conclusion: It was a very useful and constructive meeting. We have now a plan how we could proceed. It is important now that we can get as many chapters on board as possible. This means participation in the work but also in the decision-making. The WCA has to and wants to be built on the broadest basis possible. Regards, Manuel (User:80686) WCA Council Member for Wikimedia Österreich -------- Deutsch: -------- Ein kurzer Bericht über das Treffen der Wikimedia Chapters Association letztes Wochenende. Dies sind meine persönliche Eindrücke die nicht unbedingt alle Aspekte und Details beinhalten und auch subjektiv sein können. Ein offizieller Bericht vom Vorsitz folgt noch, ausserdem kann auf Meta das Protokoll nachgelesen werden. * Wie geht es mit der WCA nach dem Brief des WMF-Vorstandes weiter? Die WCA hat ihre Ziele und Ideen und hinter denen wir nach wie vor stehen. Wir nehmen die Kritik entgegen und nehmen Änderungen an der Organisation vor, wie es auch an den Treffen der Wikimedia-Vereine in Berlin und Washington getan wurde. Die WCA hat einen funkionierenden Rat der einen eigenen Wert darstellt, ein Forum um die Vereine zu erreichen, zu diskutieren und Dinge umzusetzen. Es gab ein Dilemma über die Erwartungen an die WCA. Accountability und Governance waren die Themen, die WCA aufgegriffen und dafür zuerst viel Zustimmung der WMF erhalten hat. Eine starke und sichere Grundlage wird benötigt um eine solche Überwachungs- und Prüffunktion zu übernehmen, und so haben wir versucht die WCA zu gestalten. "Narrowing Focus" war ein weiterer Punkt den WCA aufgenommen hat und in weitere Diskussionen - vorallem mit der WMF - wurde ein gewisser Druck ausgeübt diese Erwartungen zu erfüllen. Für die Vereine war es daher klar, dass man eine professionelle Person benötigt, die die entsprechende Unterstützung bietet die nicht als Ehrenamt - wie die WCA-Ratsmitglieder, die darüber hinaus meist auch noch Vorstandpositionen bkleiden - arbeitet. Daher lag die Hoffnung auf einem Generalsekretär der die Aufgaben, die der Rat beaufsichtigen und initiieren würde, ausführt. Nun wurde gerade diese Konzentration auf Strukturen und bezahlte Positionen der WCA zum Verhängnis. Der WMF-Vorstand hat uns zur rechten Zeit seine Meinung mitgeteilt, kurz vor unserem Treffen in London, so dass wir nun Gelegenheit hatten darauf zu reagieren und die Erwartungen und Pläne anzupassen. Wir fühlen uns von einigen Lasten befreit, gleichzeitig lastet ein neuer Druck auf uns Aktivitäten zu zeigen. Wir werden die bestehenden Strukturen nutzen um unseren neuen Pläne umzusetzen. Es gibt daher keine weiteren Pläne einen Generalsekretär einzustellen, daher werden derzeit weder die Eintragung als Organisation, noch ein Budget benötigt. Stattdessen konzentrieren wir uns auf kleinere Aktivitäten die von den Vereinen selbst durchgeführt werden können wobei die Rolle der WCA es ist zu kommunizieren, zu koordinieren und die richtigen Leute zusammenzubringen. Die bisherigen Resolutionen bezüglich der Position des Generalsekretärs und der Eintragung als Organisation in Genf bleiben gültig und werden umgesetzt, wenn die Notwendigkeit dafür besteht. Alice und Jan-Baart, Vorstandsmitglieder der WMF, nahmen am Samstag an unseren Diskussionen auf sehr gute und konstruktive Art teil. Gegenseitiges Verständnis und Zustimmung waren spürbar. * Kommunikation Es gibt vile Kommunikationskanäle in der Wikimedia-Bewegung und für die WCA wurden verschiedene Möglichkeiten genutzt. Wir haben uns darauf geeinigt keine eigenen Mailinglisten zu verwenden und so öffentlich wir möglich zu kommunizieren. Daher werden wir die Liste wikimedia-l verwenden. Eine spezielle, moderierte Liste wca-announce wird ausserdem auf neue Themen hinweisen, meistens Links auf Meta. Die Arbeitsplatform war Meta und wird es auch bleiben. Es scheint falsche Vorstellungen von geheimen Diskussionen hinter verschlossenen Türen zu geben. Es gab zwar Diskussionen auf der chapters Mailingliste die nicht öffentlich, aber von allen Vereinen gelesen wird, allerdings gab es wohl weniger Kommunikation als Aussenstehende es erwartet haben. Unsere Aktivitäten und deren Ergebnisse liegen alle auf Meta und die Telefonkonferenzen wurden öffentlich angekündigt, waren offen für jeden und sind ebenso auf Meta protokolliert. Das Treffen in London war per Videokonferenz offen für virtuelle Teilnehmer, die Gespräche wurden auf Etherpad live dokumentiert. http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Chapters_Association/Meetings/2013… * Offenheit / Inklusion Die offene Kommunikation ist in sich bereits inklusiv, aber wir haben auch über die Mitgliedschaft bei der WCA gesprochen. Jeder Verein der ein Ratsmitglied entsendet und dem Grundprinzipien der Charte zustimmt ist ein Mitglied. Die Charta hat die selben Grundprinzipien wie die Wikimedia-Bewegung als solche, so dass jedes Chapter automatisch auch mit der Charta übereinstimmen müsste. Ein Mitglied ist daher in erste Linie eine Organisation die sich aktiv an den Aktivitäten der WCA beteiligt. Die WCA ist eine Körperschaft die ein Forum und Dienste anbietet, durch seine Mitglieder. Jede Organisation - ob Mitglied oder nicht - kann diese Dienste in Anspruch nehmen. Das beinhaltet auch thematische Organisationen, Benutzergruppen... welche Organisationen auch immer vom AffCom und WMF-Vorstand anerkannt wurden. Derzeit haben wir noch keine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen Wikimedia-Organisationen ausser Chaptern und sind erst einmal damit beschäftigt diese zu bedienen und Ergebnisse zu erzielen. Daher werden wir momentan nicht aktiv auf andere Organisationen zugehen, trotzdem steht es ihnen offen an den Gesprächen teilzunehmen und unsere Materialien und Dienste zu nutzen. * Vorsitz Die WCA hat einen Vorsitzenden und stelvertretenden Vorsitzenden die durch einen demokratischen Prozess während des persönlichen Treffens in Washington gewählt wurden. Obwohl beide gute Arbeit leisten besteht das ein Problem, dass der Vorsitzende eine umstrittene Person ist und auf der englischsprachigen Wikipedia gesperrt wurde. Dies lässt die WCA in einem schlechten Licht erscheinen. Seit einiger Zeit besteht bereits der Plan den Vorsitz an der Wikimedia-Konferenz in Mailand im April neu zu wählen. Es gibt nun Forderungen an den Vorsitzenden zurückzutreten. Das Dilemma dabei ist, dass es einen demokratischen Prozess gab um den Vorsitzenden zu wählen und dass er sehr gute Arbeit leistet. Wir akzeptieren, dass dies Auswirkungen auf unsere Reputation hat und haben daher geplant, den Vorsitzenden vor Ende seiner Amtszeit auszutauschen. Allerdings können wir es nicht akzeptieren wenn nun externe Kräfte versuchen der WCA ihre eigenen Regeln aufzudrängen und den demokratischen Prozess versuchen zu übergehen indem sie einen neuen Vorsitzenden fordern. Wir begegnen dem so, dass wir die Vorbereitungen zur Wahl nun in dieser Woche schon beginnen und zur Kandidatensuche aufrufen. Die Wahl wird allerdings gemäss dem ursprünglichen Plan in Mailand stattfinden. Es gab weitere Diskussionen zu diesem Thema: Benötigen wir überhaupt einen Vorsitz? Ist dies nicht eine zu profilierte Position die es aussehen lässt, also ob der Vorsitzende "das Gesicht" der WCA wäre, während er eigentlich eine prozedurale Funktion hat und dafür sorgen soll, dass der Rat funktioniert und Ergebnisse erzielt? Mit dem neuen Konzept, bei dem die Vereine die Aktivitäten der WCA umsetzen und es verschiedene Grade der Beteiligung - je nach Interesse, Notwendigkeit und Möglichkeit der Vereine - geben wird, dachten wir darüber nach den Vorsitz eventuell durch ein "Executive Committee" (Geschäftsführungsgremium) zu ersetzen, welches deutlich als Arbeitsgremium und nicht als Repräsentant zu erkennen ist. Wir sind uns noch nicht klar wie es genau aussehen soll da wir auch die Charta berücksichtigen müssen aber es wäre nun der richtige Zeitpunkt darüber zu sprechen um in Mailand etwas erreichen zu können. * Aktivitäten Nach langem Denken, Sammeln, Zusammenführen und Diskutieren haben wir das Angebot der WCA auf drei Themen spezifiziert: Unterstützung, Analyse und Stimme. Unterstützung: Vereine helfen Vereinen, Fragen und Antworten, eine Platform namens "Chapter's Exchange" wo Vereine ihre Angebote und Anfragen für Hilfe und Unterstützung veröffentlichen können, Best Practises, Peer Review Analyse: zuhören, herausfinden was die Vereine brauchen, historische Informationen für ein Wikimedia-Jahrbuch sammeln, Umfragen, Untersuchungen Stimme: Kontaktmöglichkeiten zu Vereinen und den Wikimedia-Ausschüssen bieten, Ergebnisse kommunizieren, Teilnahme an Treffen und Konferenzen, Meinungen der Vereine einholen und in gemeinsamen Aussagen veröffentlichen Es gibt nun einen Plan mit konkreten Aktivitäten und Verantwortlichkeuten auf Meta um in diesen Bereichen mit der Arbeit zu beginnen. Erste Ergebnisse kann man in Mailand und später in Hong Kong erwarten. Dies ist nur ein Start - um weitere Hilfe, Ideen und Aktivitäten wird gebeten. http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Chapters_Association -> siehe Infobox: Action Teams * Abschluss Das Treffen war gut und konstruktiv. Wir haben einen Plan wie es weitergehen kann. Wichtig ist nun, dass sich möglichst viele dafür begeistern können. Dies bedeutet in erster Linie Mitarbeit, in der Konsequenz aber auch Mitbestimmung. Die WCA will und muss auf möglichst breiter Basis aufgebaut sein. Änderungen, Ergänzungen und Diskussionen erwünscht. Viele Grüsse, Manuel (Benutzer:80686) WCA-Ratsmitglied für Wikimedia Österreich