Hallo Manuel,
a) Förderzusagen können auch vorab gemacht werden, wie WMAT das gemacht hat. WMDE hätte sagen können: Idee, Konzept und Budget sind geprüft und gut, wir sagen Euch bis max. 10.000 EUR zu.
Richtig. Eine Höchstfördergrenze zu kennen, wäre in diesem Fall hilfreich gewesen. Wir hatten mehrfach darum gebeten.
b) Grant kann man einreichen sobald das Budget steht. Hat WikiCon auch gemacht, nach einer zweiwöchigen Konsultation auf Meta war die Entscheidung da, eine weitere Woche später das Geld auf dem Konto.
Fürs nächste Mal hab ich mir das sowieso gemerkt. ;-) Das machst du aber nicht, wenn dir - und sei es zwischen den Zeilen - signalisiert wird, dass es auf ein paar Tausend mehr oder weniger nicht ankommt. Ich jedenfalls hatte zu keinem Zeitpunkt den Eindruck, dass die Gesamtsumme an sich ein Problem darstellen würde. Wir hatten ja mit WMDE schon sehr früh über eine Summe von 16.000 abzüglich Rabatt durch die Messeveranstalter gesprochen. Zumal rein rechnerisch die Teilnehmerkosten von veranschlagten 7000 Euro nicht als direkte Projektkosten veranschlagt werden müssten, sondern buchhalterisch gesondert übers Community-Budget hätten laufen können. Desen Posten kann man eh schwer vorab festleen, weil du nicht weißt, wer von wo anreist und überhaupt ein Hotel braucht. "Gefühlt" wäre die Wikikina also selbst im Höchstfall (= ohne Messenachlass) buchhalterisch bei weniger als 10.000 Euro gelandet.
c) man kann einen Verein auch als "Bankkonto" oder "Buchhaltung" verwenden. Alle Gelder der WikiCon laufen über das Konto von WMAT. Da innerhalb WMAT alles in Projektkonten gebucht wird haben wir so jederzeit Überblick, auch diejenigen, die keinen Zugriff auf die Konten / Buchhaltung haben: http://www.wikimedia.at/wmse/audit/public (suche: 7018 WikiConvention)
Wow, das nenn ich transparent. Respekt.
Die Wikikina sollte ursprünglich über die Skillshare-Bücher laufen. Als Peter Weis die Idee im Januar aufbrachte, war es bis zum offiziellen Frühbuchertermin schon recht knapp und Olaf als Skillshare-Vorstand konnte sehr schnell und unbürokratisch die Skillshare-Homepage, eine Arbeitswiki, eine Mailingliste und individuelle "offizielle" Mailadressen einrichten. Als sich dann abzeichnete, dass WMDE der Hauptfinanzier werden würde, schien es klüger, die buchhalterische Seite (inkl. Hotelreservierung und Vertrag mit Kölnmesse) von WMDE übernehmen zu lassen.
d) "Arbeitswikis" halte ich für unnötig, öffentliche Planung geht problemlos. Für die wenigen sensiblen Dinge reicht eine geschlossene Mailingliste.
Ich persönlich mag es auch lieber transparent und öffentlich. Es gab aber gute Gründe, nicht sofort alles in die Wikipedia zu stellen, sondern erst, wenn die Finanzierung steht.
f) klare Kommunikation. Wenn ich um Geld angesucht werde, dann muss ich eben klar sagen, was ich brauche oder unter welchen Umständen ich das Geld nur hergebe. Vorab, nicht hinterher.
Jepp. Wenn man als Antragsteller eine Menge Fragen beantwortet, Zweifel beseitigt hat und am Ende an zuvor nicht kommunizierten Kriterien scheitert, fühlt sich das echt Scheiße an. Ganz besonders, wenn es inzwischen für Plan C zu spät ist. Das Angebot, die Sache zwei Jahre später mit einer anderen (hauptamtlich koordinierten?) Mannschaft neu aufzuziehen, ist dann kein Trost. Im Gegenteil.
Beim Punkt e) / f) müssen wir sicher selber noch lernen, wachsen und reifer werden. Verbindliche Förderrichtlinien, auch verknüpft mit Arbeitsanweisungen wie "ab 400 EUR müssen mind. zwei Angebote vorliegen" sind sicher hilfreich und sorgen dafür, dass mit dem Geld effizient umgegangen wird. Derzeit können wir was ausserhalb unserer Buchhaltung und unseres Wikis passiert kaum kontrollieren und müssen vertrauen.
Der letzte Punkt trifft den Nagel auf den Kopf. Ohne Vertrauen geht's nicht.
LG Martina