[Wikimedia-l] WCA - Meeting Report / WCA - Bericht

[Manuel Schneider]

-------- Deutsche Version: siehe unten - german version: see below --------

A short report from the WCA meeting last weekend. This is a personal
point of view and might not cover all aspects and details and might
contain subjective views. There will be an official report by the chair
and you can also read the minutes on Meta.

* How to proceed with WCA after the Letter from the Board?
WCA has its goals and ideas and we still stand for them. We accept the
criticism made and are adjusting the organisation, just as we did before
in Berlin and Washington when meeting with the chapters. The WCA has a
working council which provides a value in itself, a forum to reach out
to chapters, discuss and get things done.

There has been a dilemma of expectations about the WCA. Accountability
and Governance were topics WCA picked up first and received a lot of
agreement from the WMF for this. A strong and secure framework was
needed to provide a governance body and as such we tried to set WCA up.
Narrowing focus was another point WCA took up and in further discussions
with people - especially from WMF - there was a certain pressure to get
WCA in place and take over the expectations. To the chapter it was clear
that in order to deliver these we need to have support from experts who
are not doing WCA as a volunteer, mostly beside chapter board positions.
Therefore we put a lot of hope in hiring a Secretary General who would
be able to execute many of these tasks the Council would have
oversighted and initiated. Now this focus of the WCA on structures and
staff has been the doom of WCA.

The WMF board of trustees provided us with their input right in time,
shortly before our planned meeting in London so we were able to pick
this feedback up and adjust expectations and plans. We feel freed from
some of the burden while we feel another pressure for activities. We
will use the existing structures to execute our updated plans.

Therefore there are no further plans for hiring a Secretary General, so
we don't need to incorporate and don't need a budget. Instead we are
focusing on smaller activities which can be done by the chapters
themselves while WCA is their to communicate and coordinate, bringing
together the right people. The resolustions about the position of the
Secretary General and the incorporation in Geneva are still valid and
will be implemented once there is a need for them.

Alice and Jan-Baart, trustees from the WMF, have joined our meeting on
Saturday and engaged in our discussions in a very good and constructive
way. We could feel that there was a mutual understanding and agreement.

* Communication
Wikimedia has many communication channels and for WCA there are several
facilities that have been used in the past. We agreed that we don't want
our own mailinglist and that we want to communicate as public as
possible. Therefore we will use whenever possible wikimedia-l. A
special, moderated list wca-announce will be used to announce new
things, mostly links to Meta.

Working space has been and will stay Meta.

There seems to be a misconception about having had a lot of discussions
behind closed doors. There were actually discussions on the chapters
list which is not public but used by all chapters, but most likely there
was less communication then oustiders expect. The work and results have
all been placed on Meta and there were phone conferences which have been
openly announce and were open for everyone and their minutes are on Meta
as well. The meeting in London was open to virtual attendees via video
conference, all discussions have been documented live on Etherpad.

http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Chapters_Association/Meetings/2013-07

* Openess / Inclusion
Open communication is inclusive by itself but we also discussed about
membership in the WCA. Actually every chapter is a member who sends a
council member and agrees to the basic principles of the Charta. The
Charta has the same basic principles as the Wikimedia Movement as a
whole, so any chapter should by definition agree to our Charta anyway.

Basically a member is an organisation that actively participates in the
activities of the WCA. The WCA is a body which provides a forum and
services, done by its members. Any organisation - being a member or not
- can make use of these services. This includes thematic organisations,
user groups... whatever organisations have been accepted by the AffCom
and the Board.

Currently we have no experiences in working with other Wikimedia
organisations than chapters and we are busy in serving these, getting
our first results to become reality. Therefore we currently don't
actively reach out to other entities, nevertheless they are open to
participate in discussions and use our material and services.

* Chair
The WCA has a Chair and Vice Chair who have been elected in a democratic
process during our physical meeting in Washington. While both of them a
doing good work there is an issue that the Chairman is a disputed person
and banned on English Wikipedia. This has reflected negatively on the
WCA. It has been planned long before that we are going to have new
elections of the Chair during the Wikimedia Conference in Milan, in April.

There are now requests to the Chair to resign. The dilemma is here that
we had a democratic process to elect the chair and that he is doing very
good work. We accept the reputation issue and therefore had the plan for
elections before the term officially ends. Anyway we can't accept that
outside bodies try to impose their own rules on the WCA and try to
overrule democratic processes by pushing for a new Chair. We are
reacting on this by starting the election process this week already and
publish a call for candidates while we stick to our initial plan to
elect a new chair in Milano.

There has been a different discussion on the same matter: Do we really
want and need a Chair? Isn't it a too prolific position which makes it
look like the chair is "the face" of the WCA while the chair mainly has
a procedural function to make sure the Council works and achieve results?

With the new layout of chapters implementing activities and different
levels of participation in WCA based on the interest, needs and
abilities of the chapters we thought about replacing the Chair by an
Executive Committee, making it more clear that this is just a working
body, nothing that deems to represent something. We are not yet clear
about it as there is also the Charta we need to follow but we want to
have this discussion now and maybe we can achieve a result in Milano in
April.

* Activities
After a lot of thinking, collecting, clustering and discussing we came
up with three areas for what WCA provides: Advice, Research and a Voice.

Advice: Chapter helpig chapters, a FAQ, a Chapter's Exchange where
chapters can post their offers and requests for help or support, best
practices, peer reviews

Research: listening, trying to find out what the chapters need,
collecting historical information for a Wikimedia Yearbook, surveys,
doing analysis

Voice: offering point of contacts to chapters and Wikimedia committees,
communicating results, participation in meetings and conferences,
gathering the opinions of chapters for joint statements

There is now a plan with concrete activities and responsibilities on
Meta to start working in these areas. Expect first results in Milano and
later in Hong Kong. This is just a start - more help, ideas and
activities are welcome!

http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Chapters_Association -> see
infobox "Action Teams"

* Conclusion:
It was a very useful and constructive meeting. We have now a plan how we
could proceed. It is important now that we can get as many chapters on
board as possible. This means participation in the work but also in the
decision-making. The WCA has to and wants to be built on the broadest
basis possible.

Regards,


Manuel (User:80686)
WCA Council Member for Wikimedia Österreich


-------- Deutsch: --------
Ein kurzer Bericht über das Treffen der Wikimedia Chapters Association
letztes Wochenende. Dies sind meine persönliche Eindrücke die nicht
unbedingt alle Aspekte und Details beinhalten und auch subjektiv sein
können. Ein offizieller Bericht vom Vorsitz folgt noch, ausserdem kann
auf Meta das Protokoll nachgelesen werden.

* Wie geht es mit der WCA nach dem Brief des WMF-Vorstandes weiter?
Die WCA hat ihre Ziele und Ideen und hinter denen wir nach wie vor
stehen. Wir nehmen die Kritik entgegen und nehmen Änderungen an der
Organisation vor, wie es auch an den Treffen der Wikimedia-Vereine in
Berlin und Washington getan wurde. Die WCA hat einen funkionierenden Rat
der einen eigenen Wert darstellt, ein Forum um die Vereine zu erreichen,
zu diskutieren und Dinge umzusetzen.

Es gab ein Dilemma über die Erwartungen an die WCA. Accountability und
Governance waren die Themen, die WCA aufgegriffen und dafür zuerst viel
Zustimmung der WMF erhalten hat. Eine starke und sichere Grundlage wird
benötigt um eine solche Überwachungs- und Prüffunktion zu übernehmen,
und so haben wir versucht die WCA zu gestalten. "Narrowing Focus" war
ein weiterer Punkt den WCA aufgenommen hat und in weitere Diskussionen -
vorallem mit der WMF - wurde ein gewisser Druck ausgeübt diese
Erwartungen zu erfüllen. Für die Vereine war es daher klar, dass man
eine professionelle Person benötigt, die die entsprechende Unterstützung
bietet die nicht als Ehrenamt - wie die WCA-Ratsmitglieder, die darüber
hinaus meist auch noch Vorstandpositionen bkleiden - arbeitet. Daher lag
die Hoffnung auf einem Generalsekretär der die Aufgaben, die der Rat
beaufsichtigen und initiieren würde, ausführt. Nun wurde gerade diese
Konzentration auf Strukturen und bezahlte Positionen der WCA zum Verhängnis.

Der WMF-Vorstand hat uns zur rechten Zeit seine Meinung mitgeteilt, kurz
vor unserem Treffen in London, so dass wir nun Gelegenheit hatten darauf
zu reagieren und die Erwartungen und Pläne anzupassen. Wir fühlen uns
von einigen Lasten befreit, gleichzeitig lastet ein neuer Druck auf uns
Aktivitäten zu zeigen. Wir werden die bestehenden Strukturen nutzen um
unseren neuen Pläne umzusetzen.

Es gibt daher keine weiteren Pläne einen Generalsekretär einzustellen,
daher werden derzeit weder die Eintragung als Organisation, noch ein
Budget benötigt. Stattdessen konzentrieren wir uns auf kleinere
Aktivitäten die von den Vereinen selbst durchgeführt werden können wobei
die Rolle der WCA es ist zu kommunizieren, zu koordinieren und die
richtigen Leute zusammenzubringen. Die bisherigen Resolutionen bezüglich
der Position des Generalsekretärs und der Eintragung als Organisation in
Genf bleiben gültig und werden umgesetzt, wenn die Notwendigkeit dafür
besteht.

Alice und Jan-Baart, Vorstandsmitglieder der WMF, nahmen am Samstag an
unseren Diskussionen auf sehr gute und konstruktive Art teil.
Gegenseitiges Verständnis und Zustimmung waren spürbar.

* Kommunikation
Es gibt vile Kommunikationskanäle in der Wikimedia-Bewegung und für die
WCA wurden verschiedene Möglichkeiten genutzt. Wir haben uns darauf
geeinigt keine eigenen Mailinglisten zu verwenden und so öffentlich wir
möglich zu kommunizieren. Daher werden wir die Liste wikimedia-l
verwenden. Eine spezielle, moderierte Liste wca-announce wird ausserdem
auf neue Themen hinweisen, meistens Links auf Meta.

Die Arbeitsplatform war Meta und wird es auch bleiben.

Es scheint falsche Vorstellungen von geheimen Diskussionen hinter
verschlossenen Türen zu geben. Es gab zwar Diskussionen auf der chapters
Mailingliste die nicht öffentlich, aber von allen Vereinen gelesen wird,
allerdings gab es wohl weniger Kommunikation als Aussenstehende es
erwartet haben. Unsere Aktivitäten und deren Ergebnisse liegen alle auf
Meta und die Telefonkonferenzen wurden öffentlich angekündigt, waren
offen für jeden und sind ebenso auf Meta protokolliert. Das Treffen in
London war per Videokonferenz offen für virtuelle Teilnehmer, die
Gespräche wurden auf Etherpad live dokumentiert.

http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Chapters_Association/Meetings/2013-07

* Offenheit / Inklusion
Die offene Kommunikation ist in sich bereits inklusiv, aber wir haben
auch über die Mitgliedschaft bei der WCA gesprochen. Jeder Verein der
ein Ratsmitglied entsendet und dem Grundprinzipien der Charte zustimmt
ist ein Mitglied. Die Charta hat die selben Grundprinzipien wie die
Wikimedia-Bewegung als solche, so dass jedes Chapter automatisch auch
mit der Charta übereinstimmen müsste.

Ein Mitglied ist daher in erste Linie eine Organisation die sich aktiv
an den Aktivitäten der WCA beteiligt. Die WCA ist eine Körperschaft die
ein Forum und Dienste anbietet, durch seine Mitglieder. Jede
Organisation - ob Mitglied oder nicht - kann diese Dienste in Anspruch
nehmen. Das beinhaltet auch thematische Organisationen,
Benutzergruppen... welche Organisationen auch immer vom AffCom und
WMF-Vorstand anerkannt wurden.

Derzeit haben wir noch keine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit
anderen Wikimedia-Organisationen ausser Chaptern und sind erst einmal
damit beschäftigt diese zu bedienen und Ergebnisse zu erzielen. Daher
werden wir momentan nicht aktiv auf andere Organisationen zugehen,
trotzdem steht es ihnen offen an den Gesprächen teilzunehmen und unsere
Materialien und Dienste zu nutzen.

* Vorsitz
Die WCA hat einen Vorsitzenden und stelvertretenden Vorsitzenden die
durch einen demokratischen Prozess während des persönlichen Treffens in
Washington gewählt wurden. Obwohl beide gute Arbeit leisten besteht das
ein Problem, dass der Vorsitzende eine umstrittene Person ist und auf
der englischsprachigen Wikipedia gesperrt wurde. Dies lässt die WCA in
einem schlechten Licht erscheinen. Seit einiger Zeit besteht bereits der
Plan den Vorsitz an der Wikimedia-Konferenz in Mailand im April neu zu
wählen.

Es gibt nun Forderungen an den Vorsitzenden zurückzutreten. Das Dilemma
dabei ist, dass es einen demokratischen Prozess gab um den Vorsitzenden
zu wählen und dass er sehr gute Arbeit leistet. Wir akzeptieren, dass
dies Auswirkungen auf unsere Reputation hat und haben daher geplant, den
Vorsitzenden vor Ende seiner Amtszeit auszutauschen. Allerdings können
wir es nicht akzeptieren wenn nun externe Kräfte versuchen der WCA ihre
eigenen Regeln aufzudrängen und den demokratischen Prozess versuchen zu
übergehen indem sie einen neuen Vorsitzenden fordern. Wir begegnen dem
so, dass wir die Vorbereitungen zur Wahl nun in dieser Woche schon
beginnen und zur Kandidatensuche aufrufen. Die Wahl wird allerdings
gemäss dem ursprünglichen Plan in Mailand stattfinden.

Es gab weitere Diskussionen zu diesem Thema: Benötigen wir überhaupt
einen Vorsitz? Ist dies nicht eine zu profilierte Position die es
aussehen lässt, also ob der Vorsitzende "das Gesicht" der WCA wäre,
während er eigentlich eine prozedurale Funktion hat und dafür sorgen
soll, dass der Rat funktioniert und Ergebnisse erzielt?

Mit dem neuen Konzept, bei dem die Vereine die Aktivitäten der WCA
umsetzen und es verschiedene Grade der Beteiligung - je nach Interesse,
Notwendigkeit und Möglichkeit der Vereine - geben wird, dachten wir
darüber nach den Vorsitz eventuell durch ein "Executive Committee"
(Geschäftsführungsgremium) zu ersetzen, welches deutlich als
Arbeitsgremium und nicht als Repräsentant zu erkennen ist. Wir sind uns
noch nicht klar wie es genau aussehen soll da wir auch die Charta
berücksichtigen müssen aber es wäre nun der richtige Zeitpunkt darüber
zu sprechen um in Mailand etwas erreichen zu können.

* Aktivitäten
Nach langem Denken, Sammeln, Zusammenführen und Diskutieren haben wir
das Angebot der WCA auf drei Themen spezifiziert: Unterstützung, Analyse
und Stimme.

Unterstützung: Vereine helfen Vereinen, Fragen und Antworten, eine
Platform namens "Chapter's Exchange" wo Vereine ihre Angebote und
Anfragen für Hilfe und Unterstützung veröffentlichen können, Best
Practises, Peer Review

Analyse: zuhören, herausfinden was die Vereine brauchen, historische
Informationen für ein Wikimedia-Jahrbuch sammeln, Umfragen, Untersuchungen

Stimme: Kontaktmöglichkeiten zu Vereinen und den Wikimedia-Ausschüssen
bieten, Ergebnisse kommunizieren, Teilnahme an Treffen und Konferenzen,
Meinungen der Vereine einholen und in gemeinsamen Aussagen veröffentlichen

Es gibt nun einen Plan mit konkreten Aktivitäten und
Verantwortlichkeuten auf Meta um in diesen Bereichen mit der Arbeit zu
beginnen. Erste Ergebnisse kann man in Mailand und später in Hong Kong
erwarten. Dies ist nur ein Start - um weitere Hilfe, Ideen und
Aktivitäten wird gebeten.

http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Chapters_Association -> siehe
Infobox: Action Teams

* Abschluss
Das Treffen war gut und konstruktiv. Wir haben einen Plan wie es
weitergehen kann. Wichtig ist nun, dass sich möglichst viele dafür
begeistern können. Dies bedeutet in erster Linie Mitarbeit, in der
Konsequenz aber auch Mitbestimmung. Die WCA will und muss auf möglichst
breiter Basis aufgebaut sein.


Änderungen, Ergänzungen und Diskussionen erwünscht.

Viele Grüsse,


Manuel (Benutzer:80686)
WCA-Ratsmitglied für Wikimedia Österreich
-- 
Manuel Schneider

Wikimedia Österreich - Gesellschaft zur Förderung freien Wissens
www.wikimedia.at

Mit freundlichen Grüssen,


Manuel Schneider

-- 
Wikimedia CH - Verein zur Förderung Freien Wissens
Lausanne, +41 (21) 34066-22 - www.wikimedia.ch