[Wikimedia-l] WCA - Meeting Report / WCA - Bericht

[Markus Glaser]

Thanks, Manuel,

for writing this report! The meeting was conducted in an open and very 
constructive way with many stakeholders at the table. I think we came to 
some good and tangible conclusions. The next few weeks will have to 
prove our plan works in practice.

Just for the record:there was a minor mistake in your email concerning 
the Chair election timeline. We hope to have a decision until March 6th.

Best, Markus

Am 18.02.2013 13:43, schrieb Manuel Schneider:
> -------- Deutsche Version: siehe unten - german version: see below --------
>
> A short report from the WCA meeting last weekend. This is a personal
> point of view and might not cover all aspects and details and might
> contain subjective views. There will be an official report by the chair
> and you can also read the minutes on Meta.
>
> * How to proceed with WCA after the Letter from the Board?
> WCA has its goals and ideas and we still stand for them. We accept the
> criticism made and are adjusting the organisation, just as we did before
> in Berlin and Washington when meeting with the chapters. The WCA has a
> working council which provides a value in itself, a forum to reach out
> to chapters, discuss and get things done.
>
> There has been a dilemma of expectations about the WCA. Accountability
> and Governance were topics WCA picked up first and received a lot of
> agreement from the WMF for this. A strong and secure framework was
> needed to provide a governance body and as such we tried to set WCA up.
> Narrowing focus was another point WCA took up and in further discussions
> with people - especially from WMF - there was a certain pressure to get
> WCA in place and take over the expectations. To the chapter it was clear
> that in order to deliver these we need to have support from experts who
> are not doing WCA as a volunteer, mostly beside chapter board positions.
> Therefore we put a lot of hope in hiring a Secretary General who would
> be able to execute many of these tasks the Council would have
> oversighted and initiated. Now this focus of the WCA on structures and
> staff has been the doom of WCA.
>
> The WMF board of trustees provided us with their input right in time,
> shortly before our planned meeting in London so we were able to pick
> this feedback up and adjust expectations and plans. We feel freed from
> some of the burden while we feel another pressure for activities. We
> will use the existing structures to execute our updated plans.
>
> Therefore there are no further plans for hiring a Secretary General, so
> we don't need to incorporate and don't need a budget. Instead we are
> focusing on smaller activities which can be done by the chapters
> themselves while WCA is their to communicate and coordinate, bringing
> together the right people. The resolustions about the position of the
> Secretary General and the incorporation in Geneva are still valid and
> will be implemented once there is a need for them.
>
> Alice and Jan-Baart, trustees from the WMF, have joined our meeting on
> Saturday and engaged in our discussions in a very good and constructive
> way. We could feel that there was a mutual understanding and agreement.
>
> * Communication
> Wikimedia has many communication channels and for WCA there are several
> facilities that have been used in the past. We agreed that we don't want
> our own mailinglist and that we want to communicate as public as
> possible. Therefore we will use whenever possible wikimedia-l. A
> special, moderated list wca-announce will be used to announce new
> things, mostly links to Meta.
>
> Working space has been and will stay Meta.
>
> There seems to be a misconception about having had a lot of discussions
> behind closed doors. There were actually discussions on the chapters
> list which is not public but used by all chapters, but most likely there
> was less communication then oustiders expect. The work and results have
> all been placed on Meta and there were phone conferences which have been
> openly announce and were open for everyone and their minutes are on Meta
> as well. The meeting in London was open to virtual attendees via video
> conference, all discussions have been documented live on Etherpad.
>
> http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Chapters_Association/Meetings/2013-07
>
> * Openess / Inclusion
> Open communication is inclusive by itself but we also discussed about
> membership in the WCA. Actually every chapter is a member who sends a
> council member and agrees to the basic principles of the Charta. The
> Charta has the same basic principles as the Wikimedia Movement as a
> whole, so any chapter should by definition agree to our Charta anyway.
>
> Basically a member is an organisation that actively participates in the
> activities of the WCA. The WCA is a body which provides a forum and
> services, done by its members. Any organisation - being a member or not
> - can make use of these services. This includes thematic organisations,
> user groups... whatever organisations have been accepted by the AffCom
> and the Board.
>
> Currently we have no experiences in working with other Wikimedia
> organisations than chapters and we are busy in serving these, getting
> our first results to become reality. Therefore we currently don't
> actively reach out to other entities, nevertheless they are open to
> participate in discussions and use our material and services.
>
> * Chair
> The WCA has a Chair and Vice Chair who have been elected in a democratic
> process during our physical meeting in Washington. While both of them a
> doing good work there is an issue that the Chairman is a disputed person
> and banned on English Wikipedia. This has reflected negatively on the
> WCA. It has been planned long before that we are going to have new
> elections of the Chair during the Wikimedia Conference in Milan, in April.
>
> There are now requests to the Chair to resign. The dilemma is here that
> we had a democratic process to elect the chair and that he is doing very
> good work. We accept the reputation issue and therefore had the plan for
> elections before the term officially ends. Anyway we can't accept that
> outside bodies try to impose their own rules on the WCA and try to
> overrule democratic processes by pushing for a new Chair. We are
> reacting on this by starting the election process this week already and
> publish a call for candidates while we stick to our initial plan to
> elect a new chair in Milano.
>
> There has been a different discussion on the same matter: Do we really
> want and need a Chair? Isn't it a too prolific position which makes it
> look like the chair is "the face" of the WCA while the chair mainly has
> a procedural function to make sure the Council works and achieve results?
>
> With the new layout of chapters implementing activities and different
> levels of participation in WCA based on the interest, needs and
> abilities of the chapters we thought about replacing the Chair by an
> Executive Committee, making it more clear that this is just a working
> body, nothing that deems to represent something. We are not yet clear
> about it as there is also the Charta we need to follow but we want to
> have this discussion now and maybe we can achieve a result in Milano in
> April.
>
> * Activities
> After a lot of thinking, collecting, clustering and discussing we came
> up with three areas for what WCA provides: Advice, Research and a Voice.
>
> Advice: Chapter helpig chapters, a FAQ, a Chapter's Exchange where
> chapters can post their offers and requests for help or support, best
> practices, peer reviews
>
> Research: listening, trying to find out what the chapters need,
> collecting historical information for a Wikimedia Yearbook, surveys,
> doing analysis
>
> Voice: offering point of contacts to chapters and Wikimedia committees,
> communicating results, participation in meetings and conferences,
> gathering the opinions of chapters for joint statements
>
> There is now a plan with concrete activities and responsibilities on
> Meta to start working in these areas. Expect first results in Milano and
> later in Hong Kong. This is just a start - more help, ideas and
> activities are welcome!
>
> http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Chapters_Association -> see
> infobox "Action Teams"
>
> * Conclusion:
> It was a very useful and constructive meeting. We have now a plan how we
> could proceed. It is important now that we can get as many chapters on
> board as possible. This means participation in the work but also in the
> decision-making. The WCA has to and wants to be built on the broadest
> basis possible.
>
> Regards,
>
>
> Manuel (User:80686)
> WCA Council Member for Wikimedia Österreich
>
>
> -------- Deutsch: --------
> Ein kurzer Bericht über das Treffen der Wikimedia Chapters Association
> letztes Wochenende. Dies sind meine persönliche Eindrücke die nicht
> unbedingt alle Aspekte und Details beinhalten und auch subjektiv sein
> können. Ein offizieller Bericht vom Vorsitz folgt noch, ausserdem kann
> auf Meta das Protokoll nachgelesen werden.
>
> * Wie geht es mit der WCA nach dem Brief des WMF-Vorstandes weiter?
> Die WCA hat ihre Ziele und Ideen und hinter denen wir nach wie vor
> stehen. Wir nehmen die Kritik entgegen und nehmen Änderungen an der
> Organisation vor, wie es auch an den Treffen der Wikimedia-Vereine in
> Berlin und Washington getan wurde. Die WCA hat einen funkionierenden Rat
> der einen eigenen Wert darstellt, ein Forum um die Vereine zu erreichen,
> zu diskutieren und Dinge umzusetzen.
>
> Es gab ein Dilemma über die Erwartungen an die WCA. Accountability und
> Governance waren die Themen, die WCA aufgegriffen und dafür zuerst viel
> Zustimmung der WMF erhalten hat. Eine starke und sichere Grundlage wird
> benötigt um eine solche Überwachungs- und Prüffunktion zu übernehmen,
> und so haben wir versucht die WCA zu gestalten. "Narrowing Focus" war
> ein weiterer Punkt den WCA aufgenommen hat und in weitere Diskussionen -
> vorallem mit der WMF - wurde ein gewisser Druck ausgeübt diese
> Erwartungen zu erfüllen. Für die Vereine war es daher klar, dass man
> eine professionelle Person benötigt, die die entsprechende Unterstützung
> bietet die nicht als Ehrenamt - wie die WCA-Ratsmitglieder, die darüber
> hinaus meist auch noch Vorstandpositionen bkleiden - arbeitet. Daher lag
> die Hoffnung auf einem Generalsekretär der die Aufgaben, die der Rat
> beaufsichtigen und initiieren würde, ausführt. Nun wurde gerade diese
> Konzentration auf Strukturen und bezahlte Positionen der WCA zum Verhängnis.
>
> Der WMF-Vorstand hat uns zur rechten Zeit seine Meinung mitgeteilt, kurz
> vor unserem Treffen in London, so dass wir nun Gelegenheit hatten darauf
> zu reagieren und die Erwartungen und Pläne anzupassen. Wir fühlen uns
> von einigen Lasten befreit, gleichzeitig lastet ein neuer Druck auf uns
> Aktivitäten zu zeigen. Wir werden die bestehenden Strukturen nutzen um
> unseren neuen Pläne umzusetzen.
>
> Es gibt daher keine weiteren Pläne einen Generalsekretär einzustellen,
> daher werden derzeit weder die Eintragung als Organisation, noch ein
> Budget benötigt. Stattdessen konzentrieren wir uns auf kleinere
> Aktivitäten die von den Vereinen selbst durchgeführt werden können wobei
> die Rolle der WCA es ist zu kommunizieren, zu koordinieren und die
> richtigen Leute zusammenzubringen. Die bisherigen Resolutionen bezüglich
> der Position des Generalsekretärs und der Eintragung als Organisation in
> Genf bleiben gültig und werden umgesetzt, wenn die Notwendigkeit dafür
> besteht.
>
> Alice und Jan-Baart, Vorstandsmitglieder der WMF, nahmen am Samstag an
> unseren Diskussionen auf sehr gute und konstruktive Art teil.
> Gegenseitiges Verständnis und Zustimmung waren spürbar.
>
> * Kommunikation
> Es gibt vile Kommunikationskanäle in der Wikimedia-Bewegung und für die
> WCA wurden verschiedene Möglichkeiten genutzt. Wir haben uns darauf
> geeinigt keine eigenen Mailinglisten zu verwenden und so öffentlich wir
> möglich zu kommunizieren. Daher werden wir die Liste wikimedia-l
> verwenden. Eine spezielle, moderierte Liste wca-announce wird ausserdem
> auf neue Themen hinweisen, meistens Links auf Meta.
>
> Die Arbeitsplatform war Meta und wird es auch bleiben.
>
> Es scheint falsche Vorstellungen von geheimen Diskussionen hinter
> verschlossenen Türen zu geben. Es gab zwar Diskussionen auf der chapters
> Mailingliste die nicht öffentlich, aber von allen Vereinen gelesen wird,
> allerdings gab es wohl weniger Kommunikation als Aussenstehende es
> erwartet haben. Unsere Aktivitäten und deren Ergebnisse liegen alle auf
> Meta und die Telefonkonferenzen wurden öffentlich angekündigt, waren
> offen für jeden und sind ebenso auf Meta protokolliert. Das Treffen in
> London war per Videokonferenz offen für virtuelle Teilnehmer, die
> Gespräche wurden auf Etherpad live dokumentiert.
>
> http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Chapters_Association/Meetings/2013-07
>
> * Offenheit / Inklusion
> Die offene Kommunikation ist in sich bereits inklusiv, aber wir haben
> auch über die Mitgliedschaft bei der WCA gesprochen. Jeder Verein der
> ein Ratsmitglied entsendet und dem Grundprinzipien der Charte zustimmt
> ist ein Mitglied. Die Charta hat die selben Grundprinzipien wie die
> Wikimedia-Bewegung als solche, so dass jedes Chapter automatisch auch
> mit der Charta übereinstimmen müsste.
>
> Ein Mitglied ist daher in erste Linie eine Organisation die sich aktiv
> an den Aktivitäten der WCA beteiligt. Die WCA ist eine Körperschaft die
> ein Forum und Dienste anbietet, durch seine Mitglieder. Jede
> Organisation - ob Mitglied oder nicht - kann diese Dienste in Anspruch
> nehmen. Das beinhaltet auch thematische Organisationen,
> Benutzergruppen... welche Organisationen auch immer vom AffCom und
> WMF-Vorstand anerkannt wurden.
>
> Derzeit haben wir noch keine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit
> anderen Wikimedia-Organisationen ausser Chaptern und sind erst einmal
> damit beschäftigt diese zu bedienen und Ergebnisse zu erzielen. Daher
> werden wir momentan nicht aktiv auf andere Organisationen zugehen,
> trotzdem steht es ihnen offen an den Gesprächen teilzunehmen und unsere
> Materialien und Dienste zu nutzen.
>
> * Vorsitz
> Die WCA hat einen Vorsitzenden und stelvertretenden Vorsitzenden die
> durch einen demokratischen Prozess während des persönlichen Treffens in
> Washington gewählt wurden. Obwohl beide gute Arbeit leisten besteht das
> ein Problem, dass der Vorsitzende eine umstrittene Person ist und auf
> der englischsprachigen Wikipedia gesperrt wurde. Dies lässt die WCA in
> einem schlechten Licht erscheinen. Seit einiger Zeit besteht bereits der
> Plan den Vorsitz an der Wikimedia-Konferenz in Mailand im April neu zu
> wählen.
>
> Es gibt nun Forderungen an den Vorsitzenden zurückzutreten. Das Dilemma
> dabei ist, dass es einen demokratischen Prozess gab um den Vorsitzenden
> zu wählen und dass er sehr gute Arbeit leistet. Wir akzeptieren, dass
> dies Auswirkungen auf unsere Reputation hat und haben daher geplant, den
> Vorsitzenden vor Ende seiner Amtszeit auszutauschen. Allerdings können
> wir es nicht akzeptieren wenn nun externe Kräfte versuchen der WCA ihre
> eigenen Regeln aufzudrängen und den demokratischen Prozess versuchen zu
> übergehen indem sie einen neuen Vorsitzenden fordern. Wir begegnen dem
> so, dass wir die Vorbereitungen zur Wahl nun in dieser Woche schon
> beginnen und zur Kandidatensuche aufrufen. Die Wahl wird allerdings
> gemäss dem ursprünglichen Plan in Mailand stattfinden.
>
> Es gab weitere Diskussionen zu diesem Thema: Benötigen wir überhaupt
> einen Vorsitz? Ist dies nicht eine zu profilierte Position die es
> aussehen lässt, also ob der Vorsitzende "das Gesicht" der WCA wäre,
> während er eigentlich eine prozedurale Funktion hat und dafür sorgen
> soll, dass der Rat funktioniert und Ergebnisse erzielt?
>
> Mit dem neuen Konzept, bei dem die Vereine die Aktivitäten der WCA
> umsetzen und es verschiedene Grade der Beteiligung - je nach Interesse,
> Notwendigkeit und Möglichkeit der Vereine - geben wird, dachten wir
> darüber nach den Vorsitz eventuell durch ein "Executive Committee"
> (Geschäftsführungsgremium) zu ersetzen, welches deutlich als
> Arbeitsgremium und nicht als Repräsentant zu erkennen ist. Wir sind uns
> noch nicht klar wie es genau aussehen soll da wir auch die Charta
> berücksichtigen müssen aber es wäre nun der richtige Zeitpunkt darüber
> zu sprechen um in Mailand etwas erreichen zu können.
>
> * Aktivitäten
> Nach langem Denken, Sammeln, Zusammenführen und Diskutieren haben wir
> das Angebot der WCA auf drei Themen spezifiziert: Unterstützung, Analyse
> und Stimme.
>
> Unterstützung: Vereine helfen Vereinen, Fragen und Antworten, eine
> Platform namens "Chapter's Exchange" wo Vereine ihre Angebote und
> Anfragen für Hilfe und Unterstützung veröffentlichen können, Best
> Practises, Peer Review
>
> Analyse: zuhören, herausfinden was die Vereine brauchen, historische
> Informationen für ein Wikimedia-Jahrbuch sammeln, Umfragen, Untersuchungen
>
> Stimme: Kontaktmöglichkeiten zu Vereinen und den Wikimedia-Ausschüssen
> bieten, Ergebnisse kommunizieren, Teilnahme an Treffen und Konferenzen,
> Meinungen der Vereine einholen und in gemeinsamen Aussagen veröffentlichen
>
> Es gibt nun einen Plan mit konkreten Aktivitäten und
> Verantwortlichkeuten auf Meta um in diesen Bereichen mit der Arbeit zu
> beginnen. Erste Ergebnisse kann man in Mailand und später in Hong Kong
> erwarten. Dies ist nur ein Start - um weitere Hilfe, Ideen und
> Aktivitäten wird gebeten.
>
> http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Chapters_Association -> siehe
> Infobox: Action Teams
>
> * Abschluss
> Das Treffen war gut und konstruktiv. Wir haben einen Plan wie es
> weitergehen kann. Wichtig ist nun, dass sich möglichst viele dafür
> begeistern können. Dies bedeutet in erster Linie Mitarbeit, in der
> Konsequenz aber auch Mitbestimmung. Die WCA will und muss auf möglichst
> breiter Basis aufgebaut sein.
>
>
> Änderungen, Ergänzungen und Diskussionen erwünscht.
>
> Viele Grüsse,
>
>
> Manuel (Benutzer:80686)
> WCA-Ratsmitglied für Wikimedia Österreich


-- 
Markus Glaser
WCA Council Member (WMDE)
Wikimedia Deutschland e.V.