[VereinAT-l] Chapters Meeting Report (deutsch)

[Manuel Schneider]

Liebe Mitglieder,

letztes Wochenende fand von Freitag bis Sonntag das jährliche Chapters 
Meeting in Berlin statt. Dort treffen sich jährlich jeweils zwei 
Vertreter aller Wikimedia-Vereine weltweit. Während dieses Treffens 
wurde Südafrika als erstes afrikanisches Chapter anerkannt. Für 
Wikimedia CH und Österreich waren Manuel Schneider und Kurt Kulac vor 
Ort. Mit dem vorliegenden Bericht möchten wir unsere Erkenntnisse mit 
der Wikimedia-Gemeinschaft teilen. Weiters wurden alle Sitzungen 
protokolliert und im Meta-Wiki veröffentlicht: 
http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Conference_2011/Documentation

Ein kurzer Fernsehbeitrag in der ARD Tagesschau ist derzeit beim online 
zu sehen: 
http://www.tagesschau.de/multimedia/video/sendungsbeitrag101886_res-.html

== Aktueller Status der Chapter ==
Traditionell beginnt das Chapters Meeting mit einem dreiminütigen 
Vortrag jedes Chapters über den aktuellen Zustand: Mitglieder, Budget, 
vergangene und geplante Projekte, gute und schlechte Erfahrungen.

Die Präsentationen wurden zum Teil im Programm der beiden "State of the 
Chapter" Präsentationen verlinkt:

* 
http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Conference_2011/Schedule#State_of_the_Chapters_I
* 
http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Conference_2011/Schedule#State_of_the_Chapters_II

* Schweiz: http://wikimedia.ch/State_of_the_Chapter_2011
* Österreich: 
http://mitglieder.wikimedia.at/Archiv/2011-03-26_State_of_the_Chapter

=== Chapters Agreement ===
Im Rahmen der Verhandlungen um das Fundraising hat Wikimedia Österreich 
auch das aktuelle Chapters Agreement unterzeichnet. Die Genehmigung des 
Logos durch die Foundation steht nach wie vor aus, Manuel hat ein 
Schreiben vorgefertigt und der Foundation zur Unterschrift vorgelegt. 
Dadurch wurde die Foundation allerdings darauf aufmerksam, dass sie ihre 
Visual Guidelines und Appendizes zum Chapters Agreement aktualisieren 
müssen. Die Genehmigung wird bis dahin warten müssen.

* http://mitglieder.wikimedia.at/Archiv/2011-01-28_Chapters_Agreement

== Movement Roles ==
Es gibt die Wikimedia Foundation und die Wikimedia Chapters als deren 
Unterorganisationen, aber es gibt zunehmend weitere Gruppen und 
Organisationen innerhalb des Wikimedia. Während das Chapers Agreement 
die Beziehungen der Foundation und der Chapter regelt sind im Umgang und 
Einbindung anderer Gruppierungen viele Fragen offen.

Dafür wurde vor einem Jahr die Arbeitsgruppe "Movement Roles" gegründet 
welche sich mit diesen Fragen auseinandersetzt. Aktuell wurden interne 
Umfragen an die Chapers gesandt (Manuel hat sie an die entsprechenden 
Vorstände weitergeleitet) und öffentliche Umfragen sollen demnächst 
publiziert werden.

Alle Mitglieder und Teilhaber am Wikimedia-Universum sind gebeten sich 
in diesem Prozess zu beteiligen um die Rolle der Foundation, der 
Chapters und ihre eigene Rolle zu gestalten.

* http://meta.wikimedia.org/wiki/Movement_roles_project
* http://meta.wikimedia.org/wiki/Movement_roles_project/New_group_models
* 
http://meta.wikimedia.org/wiki/Movement_roles_project/Sue_Gardner%27s_input_on_Movement_Roles_Project
* 
http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Conference_2011/Documentation/Movement_Roles

== Fundraising Summit ==
Der Fundraising Summit für die Chapters und die Wikimedia Foundation 
wird dieses Jahr durch WM-AT organisiert und in Wien abgehalten. Termin 
ist ein noch näher festzulegendes Wochenende (Do bis So) im Juni. Es 
werden rund 30 bis 40 Teilnehmer erwartet. Nähere Informationen folgen 
demnächst.

* http://meta.wikimedia.org/wiki/Fundraising_2011/Fundraising_Summit

=== Fundraiser 2010/2011 ===
Das Ergebnis des letzten Fundraisers beträgt für Wikimedia Österreich 
EUR 73.301,57. Die Hälfte dieser Summe erhält die Wikimedia Foundation.

Ein Voranschlag für das laufende Vereinsjahr wurde vom Vorstand 
erarbeitet, allerdings erwarten wir in der nächsten Woche noch von der 
Wikimedia Foundation die Rückmeldung wieviel Geld die Foundation von 
Spendern aus Österreich direkt erhalten hat. Auch von diesem Geld steht 
uns die Hälfte zu. Sobald wir diese Zahl haben können wir den 
Voranschlag finalisieren und werden ihn - zusammen mit einem 
abschließenden Spendenbericht - schnellstmöglich veröffentlichen.

== Kooperationen mit Galerien, Bibliotheken, Archiven und Museen (GLAMs) ==
Die anderen Chapter haben über ihre Erfahrungen mit dem Ansprechen von 
GLAMs zwecks Kooperation erzählt. Im Allgemeinen ist die Lage so, dass 
zwar vielerorts Gespräche im Gang sind und GLAMs auch bereitwillig 
kooperieren, Bilderspenden und direkten Output dadurch gibt es aber 
bislang dennoch keinen.

Daran knüpft indirekt das Wiki Loves Monuments 2011 Projekt an, das in 
einer europaweiten Aktion die Erfassung und Bebilderung von 
Baudenkmälern verfolgt. Die österreichische Community hat derzeit selbst 
bereits begonnen Listen zu erstellen. Derzeit fehlt noch die 
Koordination mit dem Bundesdenkmalamt und insbesondere mit den 
restlichen Communities, die bislang nicht davon wussten, dass Österreich 
überhaupt teilnehmen will. Auch eine Vereinheitlichung der angelegten 
Listen ist notwendig. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Ideen, die 
man auch umsetzen könnte, wie beispielsweise einen Fotowettbewerb 
anlässlich des "Tag des Denkmals", die Erstellung einer länderbezogenen 
Googlemap mit noch fehlenden bzw. schon bebilderten Denkmälern, die 
Erstellung einer sitenotice zur Einladung interessierter, die Übernahme 
des vereinfachten Commonsuploadverfahrens von WM-NL. WM-AT plant die 
Refundierung der Reisekosten von Teilnehmern in noch zu besprechendem 
Rahmen, sowie die Erstellung von Ansteckern, T-shirts, etc.

* 
http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Conference_2011/Documentation/Working_Groups:_GLAM
* 
http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Conference_2011/Documentation/GLAM_outreach

== Förderung von Wikimedia-Spanien ==
Wikimedia Spanien wurde vor kurzem gegründet und hat mangels Teilnahme 
am diesjährigen Fundraiser noch keinerlei finanzielle Mittel. WMAT ist 
übereingekommen, dass WMES einen Antrag stellt, der konkret darstellt, 
für welchen Zweck Geld benötigt wird, dann wird WMAT ihre 
Schwesterorganisation mit bis zu EUR 2000,-- fördern. Dieses Geld ist 
jedoch kein Geschenk, sondern wird nur solange geborgt, bis die 
Finanzierung von Wikimedia Spanien gesichert ist.

== Mitarbeiter anstellen ==
Viele Wikimedia Chapter - so auch in Österreich und der Schweiz - 
überlegen Mitarbeiter zu engagieren oder Tätigkeiten auf Honorarbasis zu 
vergeben. Viele Projekte sind sehr zeitaufwendig und die Teilnahme an 
einem Fundraiser ist aufgrund der hohen Anzahl von Spenden und der 
notwendigen sauberen Verbuchung, Verdankung und des Reportings an die 
Foundation ehrenamtlich kaum durchführbar.

Immer wieder fiel der Spruch "Wikimedia Chapters sind keine Fan-Clubs". 
Die Konklusion: Wikimedia-Vereine sind in erster Linie administrative 
Organisationen, die es den Freiwilligen ermöglichen ihre Arbeit besser 
zu machen bzw. "anderen dabei helfen Fan-Clubs zu betreiben". Mit der 
notwendigen Professionalisierung der Chapter verändern sich die 
Vorstände von einem ausführenden zu einem überwachenden Gremium. Dabei 
sollte der Vorstand seinen Enthusiasmus auf den Geschäftsführer / 
Büroleiter übertragen.

Einzelne Vereine haben bereits den Schritt gewagt und mit 
unterschiedlichen Strategien Aufwand bezahlt:

* WMDE: "Management Approach" - Es wurde ein Mitarbeiter eingestellt, 
der sich selbst verwalten kann und selbst Aufgaben sucht und umsetzt. 
Wichtig, da die Führung und Überwachung von Mitarbeitern ebenfalls 
aufwendig ist und so minimiert wird. Ein Manager kann sich selbst 
finanzieren, er wird bei steigender Arbeitsbelastung auch gute Leute 
finden um die Geschäftsstelle zu erweitern - Skalierbarkeit.

Der Manager macht Vorschläge, der Vorstand entscheidet darüber. Damit 
erhält der Vorstand letztendlich mehr Handlungsspielraum, er wird 
dadurch in die Lage versetzt über den Tellerrand der täglichen Arbeit 
hinausblicken und strategisch arbeiten zu können.

* WMPL: "Outsourcing" - rechtlich relevante Pflichtaufgaben wurden 
ausser Haus vergeben. Problem: Die einzelnen Dienstleister arbeiten 
nicht strategisch, wissen nichts voneinander, jeder übernimmt nur einen 
speziellen Bereich. WMPL: "...und am Ende hatten wir einen externen 
Buchhalter, aber keiner hatte Zeit ihm die Belege zu bringen."

Neuer Ansatz: Person einstellen, die die unterschiedlichen Dinge selbst 
übernehmen kann.

* Räumlichkeiten: Ein Büro gemeinsam mit "like-minded organisations" 
mieten, bspw. (CH) Parlamentarische Gruppe digitale Nachhaltigkeit, der 
Free Software Foundation Europe, Schweizer Unix Usergroup, Creative 
Commons...
* Stellenbeschreibungen von anderen Vereinen sichten, bspw. hatte WMUK 
einen "Office Manager" der den Fundraiser abgewickelt hat.

* Wenn man durch den Angestellten die eigene Organisation auf- und 
ausbauen will, dann benötigt man einen Angestelten vom "Manager Type".
* Wenn man nur ein Service-Center für Verwaltungsaufgaben benötigt: 
Outsourcen.

* Auswahl der Mitarbeiter: Es hilft, wenn die Person Wikimedianer ist, 
aber dies ist nicht die gesuchte Qualifikation. Wenn man vor der Wahl 
einer Führungspersönlichkeit ohne Wikimedia-Erfahrung und einem 
Wikimedianer ohne Führungserfahrung steht, dann sollte man die 
Führungskraft wählen (Pavel, WMDE).

* Führung aus der Ferne ist extrem schwierig, es dauert länger bis man 
mitbekommt, wenn etwas schiefläuft (Thierry, WMFR). Ein Manager als 
Angestellter führt sich einigermassen selbst.
* Der Mitarbeiter sollte maximal ein oder zwei Chefs und nicht den 
Vorstand als Chef haben. Es dauert sonst viel zu lange um 
Führungsentscheidungen zu treffen.
* Wöchentlich mindestens ein Skype-Meeting, wenigstens der verbale 
Kontakt ist notwendig.

* Bewerbungsprozess (WMFR):
** 40 Bewerbungen erhalten, zweifach gefiltert: 8 übrig. Diese acht 
Leute wurden eingeladen und von jeweils acht Leuten (Vorständen und 
interessierte Mitglieder) begutachtet.
** Bei einem Wikimedianer ist der Vorteil, dass man ihn bereits kennt 
und weiss, wie er arbeitet. Aber man sollte vorsichtig sein wenn man 
"Super-Mitglieder" hat, das könnte zu Demotivation und Schwierigkeiten 
führen. Da ist es oft besser jemanden von aussen anzustellen.

Einladung von Pavel (WMDE): "Wir haben viel Erfahrung, kommt einfach 
eine Woche nach Berlin und schaut mir zu wie ich das mache."

* 
http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Conference_2011/Documentation/Professionalization:_The_first_employee

== openZIM (Wikipedia Offline) ==
Die ZIM-Bibliothek wurde vor kurzem in die Buchfunktion eingebaut - dh. 
jeder kann nun aus den Wikis beliebige ZIM-Dateien bauen.

Um den Codes bzw. die Arbeit daran sichtbarer zu machen sollten wir ihn 
nach svn.wikimedia.org verschieben. Jeder Commit wird im IRC sowie auf 
der Mailingliste angezeigt, ausserdem haben viele Entwickler eine Kopie 
dieses Repositories, damit ist die Hürde auch niedriger sich zu beteiligen.

== Interne Arbeitsverteilung / Rollen im Verein ==
Mehrere Sitzungen beschäftigten sich mit den Tätigkeiten im Verein bzw. 
der Motivation von Mitgliedern. Wir sind überein gekommen, dass es 
folgende Arten von Mitgliedern gibt:

* proaktiv (selbstständig aktiv)
* aktiv (aktiv wenn sie angesprochen werden)
* inaktiv
* contra-proaktiv (Trolle)

Das Ziel sollte sein aus inaktiven Mitgliedern aktive zu machen bzw. aus 
aktiven proaktive. Trolle gehören zum Ökosystem und können ein Korrektiv 
sein, im Zweifelsfall sollte man sich aber nicht scheuen, sie aus der 
Organisation auszuschliessen.

* Jede Organisation benötigt vier Funkionen - von denen eine einzelne 
Person maximal drei ausüben kann:
** Produktion (Dinge erledigen)
** Administration (Organisation)
** Innovation (neue Idee, Weiterentwicklung)
** Integration (Leute zusammenbringen, vermitteln)

* Mitglieder zu aktiven Mitgliedern machen:
** es hilft oft Leute persönlich anzusprechen - auf Rundmails kommt oft 
keine Reaktion
** Todo-Liste auf dem Vereinswiki führen, damit interessierte Leute 
wissen, wo sie sich beteiligen können, Mail an die Mitglieder senden und 
darum bitten, dass Leute sich für deren Erledigung eintragen

* im Vorstand sollten folgende Positionen immer besetzt sein:
** zwischenmenschliche Kontakte, sozial
** Verwaltung / Sekretariat
** Kontaktperson in den Projekten - muss dort bekannt sein und einen 
guten Ruf haben

* 
http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Conference_2011/Documentation/Volunteer_management

== Kommunikation ==
Verschiedene Chapter kommunizieren auf verschiedenen Kanälen. Der 
vorgeschlagene monatliche Chapter-Report wird leider nur von wenigen 
Vereinen geschrieben (WMCH: schon lange nicht mehr, WMAT: Seit 2011 
regelmässig). Es gab viel Diskussion über den Aufwand für diese Reports 
und die "Weiterverwendbarkeit". Viele Vereine schreiben Blogbeiträge, 
andere kommunizieren auf Twitter oder Facebook, üblicherweise in deren 
eigenen Sprache. Davon haben aber andere Chapter nichts wenn es darum 
geht voneinander zu lernen und wissen, was im Wikimedia-Universum geschieht.

Folgende Lösungsansätze fanden Zuspruch:
* jedes Chapter sollte einen Blog haben und dort regelmässig kommunizieren
** die Nachrichten für andere Chapter sollten mit dem Tag "Chapter" 
versehen werden
** die Blogs sollen in zwei Wikimedia-Planets aggregiert werden:
*** es existieren bereits Wikimedia Planets für verschiedene Sprachen
*** ein neuer Wikimedia Planet für Chapter (alle Sprachen) soll 
aufgesetzt werden
** Verknüpfung von Posts mit sozialen Netzwerken:
*** Twitter
*** Facebook

* Veröffentlichung interessanter Beiträge bei der Wikimedia Signpost

* monatlicher Newsletter an die Mitglieder
** Newsletter öffentlich in einem Wiki vorbereiten, so dass jeder seine 
Projekte eintragen kann
** eine Person schreibt eine Zusammenfassung was gerade im 
Wikimedia-Universum passiert

* vor Konferenzen Handouts ausdrucken bzw. Newsletter zu Magazinen 
zusammenstellen
** Handouts sollten generell verfügbar sein
** ISSN beantragen für die Magazine des Verein

* Vorlage für den Chapter-Report soll alle wichtigen Informationen die 
von der Foundation benötigt werden beinhalten
** die Vorlage wird im Chapters-Bereich auf Meta veröffentlicht
** die Informationen der jährlichen State of the Chapters Präsentationen 
gehören in Kopie auf die jeweiligen Chapter-Seiten im Meta-Wiki, so 
bleiben diese jährlich aktuell ohne Zusatzaufwand

* Format für Chapter-Reports
** Umsätze
** Ausgaben
** Aktivitäten
** Mitglieder

* 
http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Conference_2011/Documentation/International_communication_and_coordination

== Gruppenphoto ==
* 
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Wikimedia_Conference_2011_group_photo.jpg

Das war der zusammenfassende Bericht an alle Mitglieder. Jeder ist 
eingeladen sich im Meta-Wiki an den Prozessen und Diskussionen zu 
beteiligen.

Viele Grüsse,


Kurt Kulac / Manuel Schneider
-- 
Regards
Manuel Schneider

Wikimedia CH - Verein zur Förderung Freien Wissens
Wikimedia CH - Association for the advancement of free knowledge
www.wikimedia.ch