<div dir="ltr">Could you provide examples of these "action items"? It will help understanding the relevance of "non-dev/product" action items coming out of (presumably dev/product) sprint retrospectives. <div><br></div><div>This sounds like a matter of threshold:<div><br></div><div>* If an action item is purely personal, then sure, use the purely personal tool to deal with it.</div><div>* If an action item has an impact on the team, then use the team tool to deal with it, no matter how simple, small, "non-dev/product".</div><div><br></div><div>Is it fair to assume that most actions coming out of a sprint retrospective will have impact on the team? </div><div><br></div><div>This is where the fear to i.e. bringing back Trello doesn't sound any visceral to me, but well justified. Someone starts creating strictly personal actions in Trello (Asana, etc), they continue adding other small actions because 'since we are using this tool anyway and I'm writing the actions quickly after the meeting'... Three months down the road that parallel board has got a life on its own, they start having tasks duplicating with the team's tasks in Phabricator, some things fall between the cracks...</div><div><br></div><div>Yes, I know this would not happen to *you* or *your* team (whoever *you* are), but looking at our history we have solid reasons to think that this will certainly happen to *someone*, and then that will be taken as a reference by * someone else* not reading this thread today, and then... </div><div><br></div><div><br></div><div><br></div><div><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote">On Wed, Apr 27, 2016 at 1:49 AM, Max Binder <span dir="ltr"><<a href="mailto:mbinder@wikimedia.org" target="_blank">mbinder@wikimedia.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><ul><li>The first thought was to use existing Phabricator boards, but the team agreed that Phab was a lot of overhead for reminding folks to follow up on non-dev/product tasks.</li></ul></div></blockquote><div>Why overhead? Creating a minimally acceptable Phabricator task takes one title and one project to associate it with. Even a description is optional. If that project is #Team-X-Internal-Stuff, then the rest can't be bothered.</div><div><br></div><div>If the "overhead" concern also (or actually) encompases a concern about lack of privacy (i.e. "John to get a headset that actually works in hangouts") then you can always request a private space for your team in Phabricator.</div><div><br></div><div>The public / private aspect is sometimes tangential, sometimes orthogonal in these discussions. The test is the following: those suggesting Trello, would like to have a public or a private board for this? If privacy is relevant, ask for a private space in Phabricator, where all tasks will be integrated to personal backlogs and teams workboards, and where privacy settings of tasks can be modified, being all of them available in the same tool.</div></div><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature">Quim Gil<br>Engineering Community Manager @ Wikimedia Foundation<br><a href="http://www.mediawiki.org/wiki/User:Qgil" target="_blank">http://www.mediawiki.org/wiki/User:Qgil</a></div>
</div></div></div></div>