<p dir="ltr">That's basically how we do it in releng during our meetings.</p>
<p dir="ltr">--<br>
Sent from my phone, please excuse brevity.</p>
<div class="gmail_quote">On Apr 27, 2016 10:20 AM, "Guillaume Lederrey" <<a href="mailto:glederrey@wikimedia.org">glederrey@wikimedia.org</a>> wrote:<br type="attribution"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">In another life, I have been facilitating a few retrospectives. Not<br>
here yet, so the context is probably different and this past<br>
experience probably does not apply without the necessary amount of<br>
tweaking. Still:<br>
<br>
The usual rule we put in place with our teams was: "A retrospective<br>
action must have a fairly limited scope and be possible to implement<br>
before the next retrospective". Larger items are not considered to be<br>
retrospective actions, but might be put into the team backlog. Action<br>
items are the responsibility of their owner (if we can't find an owner<br>
for the action, the action is dropped). The facilitator responsibility<br>
is to check the status of those actions at the next retro. If those<br>
actions have not been completed by the next retro, they are either<br>
dropped (if we did not make progress, they are probably not as<br>
important as we thought), converted as backlog item (they were larger<br>
than we initially thought), or kept as action item for the next retro<br>
(rare case).<br>
<br>
With those rules, we don't rely on specific tools...<br>
<br>
No idea how this applies at WMF...<br>
<br>
<br>
On Wed, Apr 27, 2016 at 9:55 AM, Quim Gil <<a href="mailto:qgil@wikimedia.org">qgil@wikimedia.org</a>> wrote:<br>
> Could you provide examples of these "action items"? It will help<br>
> understanding the relevance of "non-dev/product" action items coming out of<br>
> (presumably dev/product) sprint retrospectives.<br>
><br>
> This sounds like a matter of threshold:<br>
><br>
> * If an action item is purely personal, then sure, use the purely personal<br>
> tool to deal with it.<br>
> * If an action item has an impact on the team, then use the team tool to<br>
> deal with it, no matter how simple, small, "non-dev/product".<br>
><br>
> Is it fair to assume that most actions coming out of a sprint retrospective<br>
> will have impact on the team?<br>
><br>
> This is where the fear to i.e. bringing back Trello doesn't sound any<br>
> visceral to me, but well justified. Someone starts creating strictly<br>
> personal actions in Trello (Asana, etc), they continue adding other small<br>
> actions because 'since we are using this tool anyway and I'm writing the<br>
> actions quickly after the meeting'... Three months down the road that<br>
> parallel board has got a life on its own, they start having tasks<br>
> duplicating with the team's tasks in Phabricator, some things fall between<br>
> the cracks...<br>
><br>
> Yes, I know this would not happen to *you* or *your* team (whoever *you*<br>
> are), but looking at our history we have solid reasons to think that this<br>
> will certainly happen to *someone*, and then that will be taken as a<br>
> reference by * someone else* not reading this thread today, and then...<br>
><br>
><br>
><br>
> On Wed, Apr 27, 2016 at 1:49 AM, Max Binder <<a href="mailto:mbinder@wikimedia.org">mbinder@wikimedia.org</a>> wrote:<br>
>><br>
>> The first thought was to use existing Phabricator boards, but the team<br>
>> agreed that Phab was a lot of overhead for reminding folks to follow up on<br>
>> non-dev/product tasks.<br>
><br>
> Why overhead? Creating a minimally acceptable Phabricator task takes one<br>
> title and one project to associate it with. Even a description is optional.<br>
> If that project is #Team-X-Internal-Stuff, then the rest can't be bothered.<br>
><br>
> If the "overhead" concern also (or actually) encompases a concern about lack<br>
> of privacy (i.e. "John to get a headset that actually works in hangouts")<br>
> then you can always request a private space for your team in Phabricator.<br>
><br>
> The public / private aspect is sometimes tangential, sometimes orthogonal in<br>
> these discussions. The test is the following: those suggesting Trello, would<br>
> like to have a public or a private board for this? If privacy is relevant,<br>
> ask for a private space in Phabricator, where all tasks will be integrated<br>
> to personal backlogs and teams workboards, and where privacy settings of<br>
> tasks can be modified, being all of them available in the same tool.<br>
><br>
> --<br>
> Quim Gil<br>
> Engineering Community Manager @ Wikimedia Foundation<br>
> <a href="http://www.mediawiki.org/wiki/User:Qgil" rel="noreferrer" target="_blank">http://www.mediawiki.org/wiki/User:Qgil</a><br>
><br>
> _______________________________________________<br>
> teampractices mailing list<br>
> <a href="mailto:teampractices@lists.wikimedia.org">teampractices@lists.wikimedia.org</a><br>
> <a href="https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/teampractices" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/teampractices</a><br>
><br>
<br>
<br>
<br>
--<br>
Guillaume Lederrey<br>
Operations Engineer, Discovery<br>
Wikimedia Foundation<br>
<br>
_______________________________________________<br>
teampractices mailing list<br>
<a href="mailto:teampractices@lists.wikimedia.org">teampractices@lists.wikimedia.org</a><br>
<a href="https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/teampractices" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/teampractices</a><br>
</blockquote></div>