<div dir="ltr"><div><div><div><div><div><div>Hi,<br><br></div><div>I'm trying to work out, on behalf of VE, exactly how we would want to use the new sub-project and milestone functionality.  Without going into a full requirements analysis, I wanted to try to enumerate key use cases and think through how they are currently met with Phabricator UI (without sub-projects), how we could use sub-projects, and what data model or UI changes might be necessary to improve on current processes.  The list below starts with VE, and I would be excited to see how other teams are doing these things (or what other use cases are important):<br></div><div><br></div><b>Triage</b><br></div><i>As a Product Owner, I want to categorize and prioritize incoming tasks so that they can be worked on by the right people at the right time.<br></i><br></div><div>VE does this with a weekly triage meeting in which the Product Owner views all new tasks in the last week, in order of submission (or reversed), and triages one at a time.  Specifically, the PO looks at tasks in the default column of the VisualEditor project, edits the Priority field, possibly adds a comment, and drags the task to a different column.  In VE, the columns represent different [initiatives/ultra-milestones/goals/tranches/categories] (for example, "Rich Media" or "Language Support").<br></div><div><br><b>Overview (grooming)</b><br></div><div><i>As a Product Owner with new priorities, I want to alter the backlog for my project to reflect new priorities.<br></i><br></div><div>VE does this via the PO adding and renaming columns and moving tasks between columns on the work board.  (All VE work is on a single workboard, which means it's all in one project.)  We have also experimented with using the "Blocked By" relationship to identify a tree of related tasks, but this is not visible in Phabricator workboards (nor can ancestor Blocked-By be seen or sorted or filtered on) and can only be seen in Phlogiston reports.<br></div><div><br></div><div><i>As a Product Owner with knowledge of work in my project, I want to review the backlog for my project so that I can see if the backlog is current and correct compared to reality.<br></i><br></div><div>In VE, this has two parts: First, are tasks in right categories?  This normally happens in triage, but the Product Owner occasionally notices something out of place (a task in the wrong column) while examining the board view for other purposes.  Second, are categories right in relation to one another?  This happens when the PO looks at the board, but more often when the PO looks at the Phlogiston report that shows not only columns but also task family (blocked by)-based categorizations.<br></div><div><br></div><div>VE sometimes does overall work planning (in the style of Scrum card mapping, where tasks from different areas/columns are all sliced into different releases/rows) from the board.  I've already heard that some teams have approximated Scrum card mapping by using "dummy tasks" in columns, so that tasks above or below that task in a column can be perceived to be in a theoretical "row" that may be consistent across columns.<br><br></div><div>The main activity in VE that isn't supported adequately in Phabricator is mixing blocked-by relationships and columns.  For example, VE may have 50 tasks in the "Language" column, and five of those tasks may all be set to block a "Release Korean support".  Those six tasks comprise "sub-category" within Language, where Language is a broad, long-term grouping and "Release Korean support" is a subset with a fixed scope.  There is no way directly in Phabricator to see, in one view, which tasks share the same blocking relationship.  One way to support this in Phabrictor would be to add a display field in the task and/or task card showing the ancestor "blocks" task(s).  Currently we can see this in aggregate, but not per-task, in Phlogiston reports.  The sub-project construct supports the same underlying data relationship, but in a different, reversed way: in Phabricator, you can filter on a project and you will see all tasks belonging to sub-projects.<br></div><div><br><b>Decide what to work on next</b><br><i>As someone doing work in a project, I want to use category and priority and assignment information to figure out which task to work on next.</i><br><br></div><div>Normally, VE team members do this via consultation with the Product Owner, but on occasion they navigate to the VE work board and look at the top of the columns they are working on to identify new work.<br></div><div><br></div><u>Definitions</u><br></div><div><div>"Category" refers to fields differentiating the type of work or 
subject of the work (which software package, which team, which website, 
etc) that people use to filter tasks.  I've seen teams use project tags,
 project columns, blocked by relationships, and tacit conventions about 
task placement within Phabricator project boards, and combinations 
thereof, to categorize work.  "Priority" refers to any task information 
used to determine relative importance; I'm aware of teams using either 
the Priority field, or position and rank within a Phabricator project or
 columns, or both.<br></div><div><br></div></div><div><div><div><div><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><font color="#888888"><div><b>--<br>Joel Aufrecht<br></b></div><div>Team Practices Group<b><br></b></div><div>Wikimedia Foundation<br></div></font></div></div></div></div></div>
</div></div></div></div></div></div>