<div dir="ltr"><div><div><div>I have just now posted a question on the talk page of <a href="https://office.wikimedia.org/wiki/Office_IT/Calendars">https://office.wikimedia.org/wiki/Office_IT/Calendars</a> to ask who actually uses the WMF Sick/Vacation calendar, and whether it should be decommissioned. <br><br></div>Pretending to schedule a meeting is a viable way to determine if one person is in or out. It falls apart when you are curious about 5+ people. Is it possible to set up group aliases in google calendar, allowing you quickly set up a meeting with a certain 10 people? <br><br>Another option is adding everyone's calendar to your own, and then checking/unchecking them to overlay their availability. That is also fine for a person or two, but pretty painful with a dozen people. <br><br></div>But asking people to update both their own calendar and a team (or WMF) calendar is asking for the two to be out of sync. As any programmer knows, not having a single authoritative source of information is error prone. <br><br></div>I see problems, and I see solutions that cause other problems. I don't yet see a panacea. <br><br></div><div class="gmail_extra"><br clear="all"><div><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><span><font color="#888888"><br>Kevin Smith<br>Agile Coach<br>Wikimedia Foundation<br><br></font></span><br><font><font><i><font color="#888888">Imagine a world in which every single human being can freely share in the sum of all knowledge. That's our commitment. Help us make it a reality.<br></font></i></font></font></div></div></div></div></div></div></div>
<br><div class="gmail_quote">On Wed, Jun 3, 2015 at 2:27 PM, Arthur Richards <span dir="ltr"><<a href="mailto:arichards@wikimedia.org" target="_blank">arichards@wikimedia.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">I have found the easiest/most useful method to add vacation time as calendar events on my own personal calendar (as Guillaume described). This lets others trying to schedule meetings with me see when there is a conflict without having to double check against another calendar (one that, if everyone actually used it, would be rather noisy and difficult to parse through).<div><br></div><div>I was also under the impression that the WMF sick/vacation calendar was defunct? Regardless, I personally stopped using it long ago when it was clear not many people were using it - or checking it.</div><div><br></div></div><div class="gmail_extra"><div><div class="h5"><br><div class="gmail_quote">On Wed, May 27, 2015 at 1:00 PM, Kevin Smith <span dir="ltr"><<a href="mailto:ksmith@wikimedia.org" target="_blank">ksmith@wikimedia.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div>Thanks all, and especially S for pointing out existing documentation. We so desperately need a single place to find all this wisdom. <br><br></div><div>I remain torn about whether or not to set up team calendars. <br><br></div></div><div class="gmail_extra"><span><br clear="all"><div><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><span><font color="#888888"><br>Kevin Smith<br>Agile Coach<br>Wikimedia Foundation<br><br></font></span><br><font><font><i><font color="#888888">Imagine a world in which every single human being can freely share in the sum of all knowledge. That's our commitment. Help us make it a reality.<br></font></i></font></font></div></div></div></div></div></div></div>
<br></span><div class="gmail_quote"><div><div>On Tue, May 26, 2015 at 7:15 PM, S Page <span dir="ltr"><<a href="mailto:spage@wikimedia.org" target="_blank">spage@wikimedia.org</a>></span> wrote:<br></div></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div><div><div dir="ltr"><span>On Tue, May 26, 2015 at 2:30 PM, Kevin Smith <span dir="ltr"><<a href="mailto:ksmith@wikimedia.org" target="_blank">ksmith@wikimedia.org</a>></span> wrote:<br></span><div><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><span><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><div>Do we have any best practices for tracking team member vacations, travel, etc.?</div></div></div></blockquote></span><div>We have several :)<br><br>The description of <a href="https://www.google.com/calendar/embed?src=wikimedia.org_ljc5vdg9vevjf5l948m1fsk5u4%40group.calendar.google.com&ctz=America/Los_Angeles" target="_blank">WMF Sick/Vacation calendar</a> in <a href="https://office.wikimedia.org/wiki/Office_IT/Calendars" target="_blank">https://office.wikimedia.org/wiki/Office_IT/Calendars</a> says<br><div style="margin-left:40px">Add sick, vacation, working remote, <abbr title="Out of Office">OOO</abbr>, holidays, etc. to this.<br></div>That's pretty definitive. Yes it can fill your Google calendar window ,but it's easy to uncheck a calendar. It's only viewable by <a href="http://wikimedia.org" target="_blank">wikimedia.org</a> members<br><br>Meanwhile <a href="https://office.wikimedia.org/wiki/Staff_handbook/Benefits#Time_Off_Benefits" target="_blank">https://office.wikimedia.org/wiki/Staff_handbook/Benefits#Time_Off_Benefits</a> says "These instructions include how to add your time off plans to shared calendars", but... they don't! Maybe someone copy-pasted from <a href="https://office.wikimedia.org/wiki/ADP_Employee_Self_Service_Portal#Coordinating_Time_Off_with_Calendars" target="_blank">https://office.wikimedia.org/wiki/ADP_Employee_Self_Service_Portal#Coordinating_Time_Off_with_Calendars</a> which echoes Guillaume's reply:<br><ol><li>Put your time off on your calendar, and copy (or invite) your manager. ...<br></li></ol>(but doesn't mention shared calendars).<br><br></div><div>Note you can view an event and More actions > Copy to <i>Another calendar</i>, so creating two calendar events isn't twice the work.<br><br>Nick Wilson (Quiddity) replied:<span><br><blockquote style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex" class="gmail_quote">The two teams I work with (CL and Collaboration) both use their team's 
gcalendar (using copied events from personal calendars) to track 
member's: vacations, extended-sickdays, traveldays, etc.<br></blockquote><br></span>Using a team calendar instead of WMF Sick/Vacation allows staff to be more open about "out today for drug rehab", and you can use it for intra-day absences ("Out until 1pm, note missing the deploy"), but doing so means WMF is inconsistent.<br></div></div><br></div><div class="gmail_extra">Cheers,<span><font color="#888888"><br></font></span></div><span><font color="#888888"><div class="gmail_extra">-- <br><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr">=S Page  WMF Tech writer<span></span></div></div></div></div></div></div>
</div></font></span></div></div>
<br></div></div><span>_______________________________________________<br>
teampractices mailing list<br>
<a href="mailto:teampractices@lists.wikimedia.org" target="_blank">teampractices@lists.wikimedia.org</a><br>
<a href="https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/teampractices" target="_blank">https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/teampractices</a><br>
<br></span></blockquote></div><br></div>
<br>_______________________________________________<br>
teampractices mailing list<br>
<a href="mailto:teampractices@lists.wikimedia.org" target="_blank">teampractices@lists.wikimedia.org</a><br>
<a href="https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/teampractices" target="_blank">https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/teampractices</a><br>
<br></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div></div></div><span class="HOEnZb"><font color="#888888">-- <br><div><div dir="ltr">Arthur Richards<div>Team Practices Manager</div><div>[[User:Awjrichards]]</div><div>IRC: awjr</div><div><a href="tel:%2B1-415-839-6885%20x6687" value="+14158396885" target="_blank">+1-415-839-6885 x6687</a></div></div></div>
</font></span></div>
<br>_______________________________________________<br>
teampractices mailing list<br>
<a href="mailto:teampractices@lists.wikimedia.org">teampractices@lists.wikimedia.org</a><br>
<a href="https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/teampractices" target="_blank">https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/teampractices</a><br>
<br></blockquote></div><br></div>