<div dir="ltr">On Tue, May 26, 2015 at 2:30 PM, Kevin Smith <span dir="ltr"><<a href="mailto:ksmith@wikimedia.org" target="_blank">ksmith@wikimedia.org</a>></span> wrote:<br><div><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><div>Do we have any best practices for tracking team member vacations, travel, etc.?</div></div></div></blockquote><div>We have several :)<br><br>The description of <a href="https://www.google.com/calendar/embed?src=wikimedia.org_ljc5vdg9vevjf5l948m1fsk5u4%40group.calendar.google.com&ctz=America/Los_Angeles">WMF Sick/Vacation calendar</a> in <a href="https://office.wikimedia.org/wiki/Office_IT/Calendars">https://office.wikimedia.org/wiki/Office_IT/Calendars</a> says<br><div style="margin-left:40px">Add sick, vacation, working remote, <abbr title="Out of Office">OOO</abbr>, holidays, etc. to this.<br></div>That's pretty definitive. Yes it can fill your Google calendar window ,but it's easy to uncheck a calendar. It's only viewable by <a href="http://wikimedia.org">wikimedia.org</a> members<br><br>Meanwhile <a href="https://office.wikimedia.org/wiki/Staff_handbook/Benefits#Time_Off_Benefits">https://office.wikimedia.org/wiki/Staff_handbook/Benefits#Time_Off_Benefits</a> says "These instructions include how to add your time off plans to shared calendars", but... they don't! Maybe someone copy-pasted from <a href="https://office.wikimedia.org/wiki/ADP_Employee_Self_Service_Portal#Coordinating_Time_Off_with_Calendars">https://office.wikimedia.org/wiki/ADP_Employee_Self_Service_Portal#Coordinating_Time_Off_with_Calendars</a> which echoes Guillaume's reply:<br><ol><li>Put your time off on your calendar, and copy (or invite) your manager. ...<br></li></ol>(but doesn't mention shared calendars).<br><br></div><div>Note you can view an event and More actions > Copy to <i>Another calendar</i>, so creating two calendar events isn't twice the work.<br><br>Nick Wilson (Quiddity) replied:<br><blockquote style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex" class="gmail_quote">The two teams I work with (CL and Collaboration) both use their team's 
gcalendar (using copied events from personal calendars) to track 
member's: vacations, extended-sickdays, traveldays, etc.<br></blockquote><br>Using a team calendar instead of WMF Sick/Vacation allows staff to be more open about "out today for drug rehab", and you can use it for intra-day absences ("Out until 1pm, note missing the deploy"), but doing so means WMF is inconsistent.<br></div></div><br></div><div class="gmail_extra">Cheers,<br></div><div class="gmail_extra">-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr">=S Page  WMF Tech writer<span></span></div></div></div></div></div></div>
</div></div></div>