Здравствуйте, коллеги!
Я полагаю, что с политически-юридической точки зрения нам будет более правильно объявить о приёме заявок отдельно, а информацию от WMF использовать только в качестве дополнительного источника информации. В противном случае мы можем выглядеть как придаток WMF, что в текущей ситуации может быть чревато проблемами.
Кроме того, я полагаю, что мы можем принять решение существенно быстрее, чем WMF, и поэтому можем объявить приём заявок позже, предоставив дополнительный шанс тем, кто пропустил приём заявок WMF.
Кроме того, я хочу предложить оплачивать только транспортные расходы - как в связи с тем, что хостелы и отели могут предоставлять довольно странные бумаги, так и в связи с тем, что заселение людей в хостелы порождает много побочных проблем; у разных людей разные запросы к расположению хостела, к качеству обслуживания. Многие приезжают не в одиночку, а со своими близкими; иногда и на период, дополнительный к конференции. Выбирать хостелы по принципу "не баре, что мы выбрали - в том и живите" может испортить всё впечатление о конференции, выбирать четырёхзвёздочные гостиницы - избыточно, потому что части заявителей вполне достаточно дешёвого хостела. Договариваться со всеми по отдельности - основание для путаницы и существенных организационных заморочек, а кроме того, может вызвать обиду у тех, кому досталось жильё похуже.
Лучше мы позволим большему количеству людей посетить Викиманию. Плюс, осознанная необходимость нести частичные расходы даст более ответственный подход к заявкам. (Людям и так придётся в любом случае нести расходы на еду, например, но это часто не осознаваемые заранее расходы.)