<div dir="ltr">PS Whoever comes up with a cogent tl;dr version of my most recent email before I get around to it, I'll buy you dinner next time I see you.</div><div class="gmail_extra"><br><br><div class="gmail_quote">
On Tue, Mar 4, 2014 at 3:45 PM, Arthur Richards <span dir="ltr"><<a href="mailto:arichards@wikimedia.org" target="_blank">arichards@wikimedia.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
<div dir="ltr">Thank you everyone for your feedback - on the list, on the talk page, and personally. There is *a lot* here, so I am going to try and respond to as much of it as I can in one fell swoop. If you read all the way to the end, I'll owe you a beer (or equivalent).<div>

<br></div><div><span style="font-size:13px;font-family:Arial;color:rgb(35,35,35)">Note that I am going to use the word ‘scrummaster’ a lot in here. Every time I say ‘scrummaster’, think ‘agile specialist’ (in the lingo of the proposal), or ‘scrummaster (or similar)’ to account for teams that do not practice Scrum but have someone operating in a role similar to that of a scrummaster.</span><br>

</div><div><br></div><div><span style="font-size:13px;font-family:Arial;color:rgb(35,35,35)">Two of the central themes I am seeing emerge from all the feedback are questions around need and value. Do we really NEED what we are proposing? Is the VALUE of what we are proposing worth the cost?</span><br>

<br>
<span style="font-size:13px;font-family:Arial;color:rgb(35,35,35)">There is already a very clear need for each of the services offered by the proposed ASG, which I’ll describe per proposed service offered - this will hopefully also clarify the value of what we are proposing:</span></div>

<div><font color="#232323" face="Arial"><br></font>
<span style="font-size:13px;font-family:Arial;color:rgb(35,35,35)">1) Providing dedicated resourcing for a team’s scrum aster (or similar) role: </span><br>
<span style="font-size:13px;font-family:Arial;color:rgb(35,35,35)">As Erik pointed out, within minutes of sending out this proposal there were three teams requesting this service. Oliver asked, 'Everyone so far seems to be saying "we don't have enough resourcing on our team to be scrumming as well as engineering" - not "we don't know how" but "we have too much crap to do". So is the answer advisors, or just hiring engineers for the teams that need them with a focus in the JDs and interview processes on people with scrum experience willing to take up being a scrum master as a primary duty?’ There are a few reasons I can think of as to why one of these teams wouldn’t want to hire another person to fulfill this role, or perhaps can’t hire another person to fulfill this role: hiring is hard and time consuming, maybe the team/dept is budget-strapped, maybe the team is overburdened already and being responsible for bootstrapping someone new is too much overhead, maybe the team is too small to require a full-time scrummaster, maybe the team  just doesn’t want to deal with it for whatever reason but recognizes that it would be beneficial to have someone around to facilitate the team’s process and its continual improvement.</span><br>


<span style="font-size:13px;font-family:Arial"></span><br>
<span style="font-size:13px;font-family:Arial;color:rgb(35,35,35)">More importantly, leaving it entirely up to the individual teams to fulfill this need perpetuates the current paradigm, which I think needs serious improvement. I have been operating in a scrum master role at the WMF longer than anyone else (I think - I'm pretty sure I was the first). I have been closely involved in the evolution of agile practices generally at the WMF. I have facilitated the adoption of Scrum (or something close to it) with three teams, and have been involved in various capacities with other agile teams at the WMF at various points in their evolutions. It’s been really awesome to be a part of. But there is one thing in particular that I think is holding very agile team at the WMF back: there is no institutional support for people working in the scrum master role. Most of these folks are engineers who report to engineering directors, some are product managers who report to the director of product. There is very little unity across this peer group. There is no clear structure for support, career development, or even a clear career path at the WMF. This means that, in essence, every scrum master operates almost entirely within the vacuum of their own team.</span><br>


<span style="font-size:13px;font-family:Arial"></span><br>
<span style="font-size:13px;font-family:Arial;color:rgb(35,35,35)">We have tried to combat this informally amongst ourselves, but our efforts have largely failed - I believe due to the fact that they are informal and ad hoc. It’s easy to skip out on, say, a periodic scrum master meetup when your workload and team obligations are pressing down on you. Imagine if this was also the scenario for designers or product managers. Imagine the lack of support designers and PMs would have, the disunity between teams, difficulty of collaboration, the dearth of peer support, and difficulty of professional enrichment/advancement. That is the current scenario for scrummasters.</span><br>


<span style="font-size:13px;font-family:Arial"></span><br>
<span style="font-size:13px;font-family:Arial;color:rgb(35,35,35)">2) Periodic or one-off collaborative engagements to facilitate process improvements for individuals and teams:</span><br>
<span style="font-size:13px;font-family:Arial;color:rgb(35,35,35)">The obvious need here is demonstrated by the periodic and ongoing engagements that various engineering teams have or had with Thoughtworks, as well as the large trainings/workshops that Tomasz and I have conducted with Core Features, Mobile Apps, and Wikipedia Zero. There is also another side to this that may not be particularly visible to everyone in engineering: I and others have been solicited to help different teams figure out how to resolve acute issues. </span><br>


<span style="font-size:13px;font-family:Arial"></span><br>
<span style="font-size:13px;font-family:Arial;color:rgb(35,35,35)">Subbu asked 'So, let us say 20 teams decide to adopt scrum methodology and say, they need 1 day of training a quarter for the first year -- that is still only 80 days of work for that year (I totally made up these numbers) even if 2 people are needed to do this. Does scrum require ongoing training that is more frequent and that goes beyond the first year?’ The short answer here is Scrum doesn’t really require any training per se. But I think the heart of this question is ‘Once engineers/teams go through a training, do they need more training?’ A huge component of the larger trainings that we’ve done (jumpstarting the Core Features team with Scrum, for instance) is getting the team on the same page, discovering where they are/have been facing real problems, facilitating the team to begin to figure out how to resolve them. Scrum, and an agile mindset more broadly, is not a one-size-fits-all thing. At the heart of all of this is helping teams and individuals not only understand where they may be dysfunctional, but also helping them figure out how to solve the problems themselves. Personally, I think these large-scale trainings should happen as often as a team wants them. They are particularly valuable when a team kicks off an entirely new project, or when team membership has changed. Long story short, these ‘trainings’ are not fire-and-forget events. Further, workshops/trainings/etc should really be tailored to the specific needs of the individual teams. If there’s a workshop happening with a mature Scrum team for instance, I wouldn’t bother spending time on defining what ‘iterations’ and ‘backlogs’ are or how to run a daily standup meeting.</span><br>


<span style="font-size:13px;font-family:Arial"></span><br>
<span style="font-size:13px;font-family:Arial;color:rgb(35,35,35)">The one-off engagements I think are very much in the same vein. It all comes down to what, specifically, the team wants and needs. I am not sure of the current frequency of small engagements or all-out workshops/trainings at the WMF right now, but I know that I have had to turn down requests to conduct both because they are incredibly time consuming, and my primary responsibility is to the mobile web team.</span><br>


<span style="font-size:13px;font-family:Arial"></span><br>
<span style="font-size:13px;font-family:Arial;color:rgb(35,35,35)">One response to this may be “well, we’ve been using Thoughtworks for this kind of stuff in the past, why don’t we just keep doing that? That way, we don’t have to be bothered”. While the Thoughtworks trainings I have been a part of have generally been really good and of high quality, any of you who have been through the Thoughtworks trainings can probably think of a few reasons why this might not be a great option. The TW trainings are generally pretty boilerplate, rarely directly address or clearly take into consideration the nature of our work (community driven, open source), have yet to coherently address distributed teams, and it’s hard to shake the feeling that they are outsiders who don’t really get us. Further, relying on a third party for this stuff is not sustainable, and I would argue is not cost effective (they are *very* expensive - however I do not have numbers to directly compare the cost of our proposal vs TW engagements). There are a few of us in the org who are deeply passionate about process (believe or not) and particularly about figuring out how to improve our ways of doing things with intimate knowledge of the context in which we work. If we can continue building and strengthening our skillsets and become self-sufficient in this area, then we are deepening and strengthening our capacity not just as an engineer organization, but as a community more broadly. Personally, I would rather see the WMF invest money directly into strengthening its community in this way than paying an outside entity in perpetuity.</span><br>


<span style="font-size:13px;font-family:Arial"></span><br>
<span style="font-size:13px;font-family:Arial;color:rgb(35,35,35)">3) Mentorship and support for people in the scrum master (or similar) role</span><br>
<span style="font-size:13px;font-family:Arial;color:rgb(35,35,35)">I mostly addressed this in response to #1 above. The important thing to note here is that we do not want the ASG to become a monolithic group dictating how to do things to all of the engineering teams at the WMF. If an engineering team wants to house their own scrum master, more power to them. But we also want to make sure that *anyone* operating in this role can benefit from institutional support and clear paths for professional development and advancement. If the ASG comes to pass and is successful, I can imagine a future where the ASG naturally houses all of the scrum masters. But until that happens, or if it never happens, I want to make sure that anyone who wears the hat can benefit from as much of the same structural support that those in the ASG as possible.</span> <br>

</div><div><br></div><div>Overall, fulfilling all three of these services is a HUGE amount of work. Trust me, I have been doing all three of these for a while now as much as I possibly can :)</div><div><br></div><div>Still not convinced about whether or not this stuff is really NEEDED? If you really believe that the teams who have already embraced these ways of doing things are not in a better position and delivering more value (both to our users as well as the team members themselves), or that the org as a whole is not a better place as a result, then this is a pointless debate. Personally, I believe deeply, with great conviction, that we are in a *much* better place as a result of all of this than when I started at the WMF nearly 4 years ago. I think we have a long way to go, and indeed will have eternal room for improvement. I am confident that continuing our trajectory and embracing the proposal for the ASG will make us stronger and help us get there faster.</div>

<div><br></div></div><div class="gmail_extra"><br><br><div class="gmail_quote"><div><div class="h5">On Tue, Mar 4, 2014 at 12:15 AM, Keegan Peterzell <span dir="ltr"><<a href="mailto:kpeterzell@wikimedia.org" target="_blank">kpeterzell@wikimedia.org</a>></span> wrote:<br>

</div></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div><div class="h5"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div>On Tue, Mar 4, 2014 at 12:46 AM, Erik Moeller <span dir="ltr"><<a href="mailto:erik@wikimedia.org" target="_blank">erik@wikimedia.org</a>></span> wrote:<blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex">



In any case, the WMF engineering@ list covers the entire<br>
engineering/product department and has generally been an inclusive<br>
place where non-technical participation is welcome. We also created<br>
the teampractices@ list (public & open) as a more focused place for<br>
these kinds of conversations about, well, team practices, and this<br>
thread was copied to that list as well.</blockquote><div><br></div></div><div>Awesome. I did not know about this new list.<br><br><  <a href="https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/teampractices" target="_blank">https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/teampractices</a> ><br>


<br>Thanks to those involved in creating it :)</div></div><span><font color="#888888"><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div dir="ltr">Keegan Peterzell<div>Community Liaison, Product</div><div>Wikimedia Foundation</div>

</div>
</font></span></div></div>
<br></div></div><div class="">_______________________________________________<br>
teampractices mailing list<br>
<a href="mailto:teampractices@lists.wikimedia.org" target="_blank">teampractices@lists.wikimedia.org</a><br>
<a href="https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/teampractices" target="_blank">https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/teampractices</a><br>
<br></div></blockquote></div><br><br clear="all"><div class=""><div><br></div>-- <br>Arthur Richards<div>Software Engineer, Mobile</div><div>[[User:Awjrichards]]</div><div>IRC: awjr</div><div><a href="tel:%2B1-415-839-6885%20x6687" value="+14158396885" target="_blank">+1-415-839-6885 x6687</a></div>

</div></div>
</blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br>Arthur Richards<div>Software Engineer, Mobile</div><div>[[User:Awjrichards]]</div><div>IRC: awjr</div><div>+1-415-839-6885 x6687</div>
</div>