<div dir="ltr"><div>On Tue, Oct 15, 2013 at 5:49 PM, Diederik van Liere <span dir="ltr"><<a href="mailto:dvanliere@wikimedia.org" target="_blank">dvanliere@wikimedia.org</a>></span> wrote:<br></div><div class="gmail_extra">
<div class="gmail_quote"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><div>Last week's Scrummaster Meetup and the brief email correspondence between Tomasz and
 Ken regarding the distinction between the Scrum of Scrums (SOS) and the
 Engineering / Operations Biweekly made me think a bit more about how we could run the SOS and how it might differ from the Biweekly meeting.<br></div><div><br>1) Use a dedicated story wall to run the SOS meeting. An example of such a wall is available at <a href="https://mingle.corp.wikimedia.org/projects/scrum_of_scrums/cards?favorite_id=1099&view=Wall" target="_blank">https://mingle.corp.wikimedia.org/projects/scrum_of_scrums/cards?favorite_id=1099&view=Wall</a> [0]<br>
</div></div></div></blockquote><div><br></div><div>In general, I think this is a *great* idea. Being able to visually represent - and track - the interdependencies is enormously useful. I think being able to refer to something like this during the scrum o' scrums will help everyone keep the conversation well focussed and in scope.<div>
<br></div></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><div>
<br>2) The story wall is basically a matrix to highlight team inter-dependencies:<br>a) each team is in it's own row<br><div>b) each team is a possible dependency<br></div><div>(so each team will appear once in a row and once in a column) -- the current list of teams on the wall is not yet exhaustive.<br>
</div></div></div></div></blockquote><div><br></div><div><div><br class="">I have chatted a bit with Toby and Diederik about this over the last few days. Originally, I thought Mingle would not be a good place for this for a handful of reasons, and that perhaps Trello would be a better approach due to its user-friendliness, but as Diederik has shown, you can do a slick matrix view in Mingle which makes it easier to quickly identify the dependencies/blockers. I think this could be maintained with minimal effort.</div>
<div>  </div></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><div>3)
 Each scrum master, with assistance of the PM and/or other team 
members, adds their stories *which have an interdependency on another team* to the wall from their current sprint / next
 sprint / this week / next week (whatever makes most sense, I think this will depend per team). So you should not copy your entire story wall to the SoS story wall :) [1]<br></div><div>The upper-left / lower-right diagonal should always be empty -- only cards with inter-dependencies should be discussed. <br>
</div></div></div></blockquote><div><br></div><div>I think is good when interdependencies are known before hand - but that will not always be the case. For instance in the first meeting the other day, there was at least one touch point which I think was previously unknown that was discovered during the meeting (Language/Analytics for translation metrics). So if we proceed with this, we should stay flexible.</div>
<div><br></div><div>Also, I'm not sure we necessarily need to add full 'stories' to show interdependencies - this will not be useful (or possibly won't even make sense) for teams that don't work with the concept of 'stories'. We may just create a card with just enough info to capture what's necessary to move forward.</div>
<div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><div><div>
4) SOS participants are expected to have looked at the SOS wall before 
the SOS meeting.<br></div></div></div></div></blockquote><div><br></div><div>This is fair, I think - but it will be even more useful if we would all keep the wall visible during the SoS. The mobile web team does this during our standup meetings - constantly having the board visible while discussing our own statuses, dependencies, and blockers helps us keep the conversation very well focussed so we stay on topic and finish quickly.</div>
<div> </div><div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><div><div>5) No cards on the wall -- no speaking time :)<br>
</div></div></div></div></blockquote><div><br></div><div>I disagree with this point and will echo a bit of what Dan mentioned. As mentioned previously, I think that some amount of general conversation around what a team's been up to is worthwhile to uncover hidden dependencies or ways in which other teams can collaborate.</div>
<div> </div><div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><div><div>My
 hope by making this meeting more visual it will be easier to identify 
interaction points / blockers / dependencies between the teams. This 
also means that  the success of this meeting is dependent on the 
preparations made by all participants instead of the skills of the SOS 
master -- that seems like a win as well </div></div></div></div></blockquote><div><br></div><div>Completely agreed.</div><div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex">
<div dir="ltr"><div><div><div>(Arthur really rocks btw).</div></div></div></div></blockquote><div><br></div><div>Aww shucks, thanks :)</div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex">
<div dir="ltr"><div><div><div>Another benefit of visualizing the meeting is that non-participants can get fairly quickly an understanding of what has been discussed and where the bottlenecks are -- a nice feature for our managers ;). Finally, using a visual 
approach we can more clearly differentiate this meeting from the 
Engineering / Operations Biweekly meeting. <br></div></div></div></div></blockquote><div><br></div><div>+1</div><div> </div><div>I'm very curious to hear if anyone else has any thoughts. Unless there are strong opinions against this, we can prepare cards any cards necessary from the notes of the first SoS and try using this with the next one on Tuesday.</div>
</div><br clear="all"><div><br></div>-- <br>Arthur Richards<div>Software Engineer, Mobile</div><div>[[User:Awjrichards]]</div><div>IRC: awjr</div><div>+1-415-839-6885 x6687</div>
</div></div>